Rapport d’inspection
de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières
Publication : le 3 mars 2016
Table des matières
7. Résumé des constatations et évaluation
II. Travail sur le terrain et constatations
I. Introduction
L’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) est l’organisme d’autoréglementation (OAR) national qui surveille l’ensemble des courtiers en placement et des opérations effectuées sur les marchés des titres de capitaux propres et des titres de créance au Canada.
L’OCRCVM est reconnu à titre d’OAR par l’Alberta Securities Commission (ASC), l’Autorité des marchés financiers (l’« Autorité »), la British Columbia Securities Commission (BCSC), la Financial and Consumer Affairs Authority of Saskatchewan (FCAA), la Commission des services financiers et des services aux consommateurs du Nouveau‑Brunswick (FCNB), la Commission des valeurs mobilières du Manitoba (CVMM), la Nova Scotia Securities Commission (NSSC), l’Office of the Superintendent of Securities, Service Newfoundland and Labrador (Terre‑Neuve et Labrador), la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario (CVMO) et l’Office of the Superintendent of Securities de l’Île‑du‑Prince‑Édouard (collectivement, les « autorités de reconnaissance »). L’OCRCVM a son siège à Toronto et des bureaux régionaux à Montréal, à Calgary et à Vancouver.
L’inspection a été menée conjointement par le personnel des autorités de reconnaissance (le « personnel ») : l’ASC, l’Autorité, la BCSC, la FCAA, la FCNB, la CVMM, la NSSC et la CVMO.
Le présent rapport expose en détail les objectifs, la méthodologie, le cadre de référence, la forme du rapport, l’étendue, l’évaluation globale et les constatations de l’inspection pour la période du 1er janvier 2014 au 31 mars 2015 (la « période d’inspection »).
1. Objectifs
Les objectifs de l’inspection étaient les suivants :
• évaluer l’efficacité de certains processus réglementaires
• établir si certains processus réglementaires clés étaient efficients, cohérents et appliqués de manière équitable
2. Méthodologie
Les autorités de reconnaissance ont adopté une méthodologie fondée sur le risque pour déterminer l’étendue de l’inspection. Chaque année, les autorités de reconnaissance :
• évaluent les risques inhérents à chaque secteur fonctionnel ou processus clé en fonction de ce qui suit :
o la documentation interne de l’OCRCVM (y compris les auto‑évaluations annuelles de la direction et les évaluations annuelles des risques)
o les renseignements obtenus de l’OCRCVM dans le cours normal des activités de supervision (dépôts périodiques, discussions avec le personnel)
o l’étendue et la priorisation des constatations de l’inspection précédente
o l’incidence des événements ou des changements importants touchant les marchés et les participants d’un secteur en particulier
• évaluent les contrôles connus de chaque secteur fonctionnel
• tiennent compte des facteurs situationnels ou externes pertinents et de l’incidence des risques touchant l’OCRCVM dans son ensemble ou plusieurs de ses services
• établissent une cote globale de risque initiale pour chaque secteur
• tiennent des discussions avec l’OCRCVM afin de repérer les autres contrôles d’atténuation qui ont été mis en œuvre dans certains secteurs fonctionnels et d’en évaluer l’efficacité
• établissent une cote globale de risque rajustée pour chaque secteur
• établissent l’étendue de l’inspection d’après les cotes de risque rajustées
3. Cadre de référence
La dernière inspection de l’OCRCVM réalisée par le personnel remonte à 2014. Par suite de cette inspection, le personnel a publié en date du 4 décembre 2014 un rapport (le « rapport d’inspection 2014 ») qui présente des constatations importantes concernant la réglementation, plus particulièrement dans les services de la mise en application et de la conformité de la conduite des affaires. Le rapport d’inspection 2014 contenait également les plans d’action applicables décrits par l’OCRCVM ainsi que les calendriers de mise en œuvre pour donner suite aux constatations. Le personnel a examiné et approuvé ces plans d’action.
Depuis la dernière inspection, l’OCRCVM continue de faire face à de nombreuses difficultés et conditions du marché, tout en s’acquittant de ses responsabilités de réglementation. Dans le cadre du processus d’évaluation des risques, le personnel a fait le suivi des progrès réalisés par l’OCRCVM pour donner suite aux constatations présentées dans le rapport précédent, et il a examiné l’incidence des conditions du marché et enjeux suivants sur l’OCRCVM en tant qu’organisme ainsi que sur les secteurs et les processus fonctionnels concernés :
- Conjoncture économique instable : En raison de l’instabilité persistante de la conjoncture économique mondiale et plus particulièrement dans le secteur canadien des ressources, le modèle d’entreprise de certains courtiers est de moins en moins rentable, ce qui pousse les courtiers membres à se regrouper davantage ou à démissionner. Dans la conjoncture économique canadienne marquée par une croissance lente et des rendements faibles, bon nombre de courtiers membres de l’OCRCVM continuent de réévaluer les relations traditionnelles client-conseiller, ce qui, craint-on, pourrait les inciter à proposer à certains investisseurs, comme les personnes âgées et d’autres personnes vulnérables, des produits non traditionnels et des stratégies de placement plus complexes qui pourraient ne pas leur convenir dans leur situation, afin de compléter les rendements décroissants.
- Changements technologiques : La complexité croissante de la structure des marchés au Canada a amené l’OCRCVM à recourir davantage aux outils technologiques dans le cadre de ses processus réglementaires. Vu le rythme des changements technologiques, l’utilité des applications et des systèmes existants diminue sans cesse, ce qui nécessite des mises à niveau plus fréquentes et plus coûteuses ainsi que du personnel plus spécialisé. Cette situation s’est traduite par une demande accrue de personnel qualifié pour prévoir et planifier adéquatement les besoins futurs.
- Modification de la réglementation : Les modifications réglementaires actuelles ou à venir pourraient poser des défis à bon nombre de courtiers. Par exemple, en raison de l’adoption de nouvelles obligations visant à accroître la transparence de l’information fournie aux investisseurs sur la performance et les frais, certains courtiers membres de l’OCRCVM éprouveront de la difficulté à comprendre, à budgéter et à mettre en œuvre les modifications à leurs processus et à leurs systèmes pour en assurer la conformité.
4. Forme du rapport
Conformément à la méthodologie fondée sur le risque qui a été adoptée, le présent rapport met l’accent sur les secteurs fonctionnels ou les processus clés pour lesquels les constatations sont importantes et qui nécessitent des mesures correctives. Bien que chaque constatation nécessite une réponse de la part de l’OCRCVM et une description des mesures correctives à prendre, le personnel souligne que ces constatations n’ont pas toutes été faites dans chacun des bureaux régionaux où une fonction ou un processus particulier de l’OCRCVM a été échantillonné aux fins d’inspection. Toutefois, le personnel exige que l’OCRCVM prenne les mesures correctives nécessaires pour assurer la cohérence de son approche dans tout le Canada.
5. Étendue
Dans le cadre du processus d’évaluation des risques, compte tenu de l’état d’avancement des mesures prises pour donner suite aux constatations du rapport d’inspection précédent et vu les enjeux ainsi que les conditions du marché délicates qui peuvent avoir une incidence sur l’OCRCVM, le personnel a déterminé que l’inspection serait axée sur certains processus et certaines activités[1] relevant des secteurs à risque élevé et à risque supérieur à la moyenne suivants :
Risque élevé
- Mise en application
- Technologies de l’information
Risque supérieur à la moyenne
- Conformité de la conduite des affaires
En outre, dans le cadre du processus d’évaluation des risques, le personnel a déterminé que les secteurs à risque modéré et à risque faible suivants ne seraient pas visés par la présente inspection[2] :
Risque modéré
- Adhésion et inscription
- Conformité des finances et des opérations
- Conformité de la conduite de la négociation
- Surveillance du marché et systèmes
- Examen et analyse des opérations
- Politiques
- Gestion des risques
Risque faible
- Gouvernance
- Opérations financières
6. Priorité des constatations
Le personnel a classé les constatations par ordre de priorité, soit élevée, moyenne et faible, en fonction des critères suivants :
Élevée |
La question est importante ou est rattachée à une constatation fréquente importante. L’OCRCVM devrait prendre immédiatement des mesures correctives et présenter régulièrement des rapports sur ses progrès. |
Moyenne |
La question est d’importance modérée. L’OCRCVM devrait la résoudre dans un délai raisonnable et présenter périodiquement des rapports sur ses progrès. |
Faible |
La question est de moindre importance. Le personnel en a fait part à la direction de l’OCRCVM pour qu’elle la règle. |
7. Résumé des constatations et évaluation
Dans le cadre de son évaluation des progrès réalisés par l’OCRCVM pour régler les problèmes soulevés dans le rapport d’inspection 2014, le personnel a relevé la répétition de deux constatations au Service de la mise en application. Il leur a attribué une priorité élevée. Le personnel reconnaît que l’OCRCVM a réalisé des progrès satisfaisants dans la résolution d’autres enjeux constatés dans le rapport d’inspection 2014. Dans le cadre de son inspection, le personnel a également fait des constatations de priorité moyenne dans les services de la mise en application (une constatation), des technologies de l’information (trois constatations) et de la conformité de la conduite des affaires (deux constatations). Il continuera de suivre les progrès réalisés par l’OCRCVM pour apporter en temps opportun des solutions spécifiques aux constatations présentées dans le rapport, selon l’ordre de priorité indiqué.
Les constatations de priorité élevée ou moyenne figurent sous la rubrique Travail sur le terrain et constatations. Hormis les constatations énoncées, le personnel n’a aucune préoccupation en ce qui concerne le respect, par l’OCRCVM, des conditions des décisions de reconnaissance dans les secteurs visés. Par ailleurs, il ne fait aucun commentaire et ne tire aucune conclusion en ce qui a trait aux activités de l’OCRCVM qui n’étaient pas visées par l’inspection.
II. Travail sur le terrain et constatations
A. Mise en application
B. Technologies de l’information
Constatation 2 – Compétences requises
Le personnel a constaté des lacunes dans les compétences, les capacités ou l’expertise des membres du personnel à la fin de la période d’inspection dans les secteurs suivants :
Le personnel prend acte du fait que l’OCRCVM évalue actuellement ces exigences, qui ont été ciblées en partie par l’OCRCVM à la suite d’un audit interne. |
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Risques
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Des lacunes dans les compétences requises pourraient empêcher l’OCRCVM de répondre de façon proactive aux exigences en matière de TI, ce qui pourrait entraîner une affectation inefficace de ressources et exposer inutilement l’OCRCVM à des risques.
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Priorité |
Moyenne
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Exigence
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Veuillez décrire les mesures que prendra l’OCRCVM pour corriger la situation, en prenant soin d’indiquer le calendrier de mise en œuvre.
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Réponse de l’OCRCVM
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Nous prenons acte de la constatation. Pour résoudre le problème, nous avons amélioré notre expertise interne en matière de gestion des fournisseurs, y compris en concevant et en mettant en œuvre des modèles et d’autres ressources pour normaliser nos processus d’approvisionnement qui ont déjà été utilisés à plusieurs reprises.
Nous avons également embauché du personnel qui possède une expertise particulière dans plusieurs secteurs. Par exemple, en novembre 2015, nous avons pourvu le poste de directeur de l’architecture d’entreprise, embauché des chargés de projet pour notre bureau de gestion de projets et mis en œuvre des processus de gestion de projet améliorés afin de faciliter la planification, amélioré la gestion de projets et la production de rapports.
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Commentaires du personnel et suivi |
Le personnel prend acte de la réponse de l’OCRCVM et n’a pas d’autres commentaires.
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Constatation 3 – Politiques, procédures, normes et lignes directrices concernant la sécurité de l’information (les « politiques sur la sécurité de l’information »)
Le personnel a confirmé que, durant la période d’inspection, les politiques et procédures écrites encadrant l’élaboration et la gestion des politiques sur la sécurité de l’information n’étaient pas suffisamment détaillées. Par conséquent, certaines politiques sur la sécurité de l’information à l’attention des employés de l’OCRCVM n’étaient plus à jour à la fin de la période d’inspection.
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Risques
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Dans de nombreux secteurs, le personnel de l’OCRCVM pourrait ne pas avoir suffisamment d’indications pour classer et protéger efficacement l’information.
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Priorité |
Moyenne
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Exigence
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Veuillez décrire les mesures que prendra l’OCRCVM pour corriger la situation, en prenant soin d’indiquer le calendrier de mise en œuvre.
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Réponse de l’OCRCVM
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Nous prenons acte de la constatation. Cependant, nous faisons remarquer que 9 de nos 11 politiques sur la sécurité de l’information ont été élaborées et mises en œuvre au cours de la période d’inspection. Nous reconnaissons que les deux politiques restantes n’ont pas été mises à jour : elles le seront en 2016, mais nous estimons qu’elles ne poseront aucun risque d’ici là. Il y a lieu de noter que les audits internes de nos politiques sur la sécurité de l’information effectués en décembre 2014 et janvier 2015 n’ont donné lieu à aucune constatation de priorité élevée ou moyenne.
Comme il est indiqué dans toutes les nouvelles politiques, l’OCRCVM s’engage à examiner les politiques sur la sécurité de l’information au moins une fois tous les deux ans pour s’assurer qu’elles demeurent pertinentes et à jour.
Nous souhaitons également mentionner que l’OCRCVM applique la norme ISO 27001 pour élaborer ses politiques sur la sécurité de l’information. Les exigences de cette norme sont très détaillées et nous sommes déterminés à finaliser en 2016 une politique interne écrite exhaustive et des procédures pour créer, examiner et approuver les politiques sur la sécurité de l’information. En outre, nous avons pris plus de temps que prévu pour réviser certaines politiques de l’OCRCVM et les aligner sur ces exigences, mais à notre avis, il était important de le faire correctement et de manière réfléchie pour nous assurer d’établir des normes élevées et de les respecter. Bien que ce processus ait entraîné un certain manque de cohérence entre les nouvelles politiques de l’OCRCVM et celles qui étaient en place avant que nous ne commencions les travaux sur la norme ISO, nous sommes certains d’avoir grandement amélioré notre approche générale en matière de sécurité de l’information. Pour éviter de laisser des lacunes dans les politiques, nous avons maintenu les anciennes politiques pendant que nous vérifions que les lacunes potentielles ont été corrigées.
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Commentaires du personnel et suivi |
Le personnel prend acte de la réponse de l’OCRCVM et n’a pas d’autres commentaires.
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C. Conformité de la conduite des affaires
Conformément à la condition 8b de la décision de reconnaissance, l’OCRCVM doit veiller à l’observation de ses règles et de la législation en valeurs mobilières par les membres et les autres personnes sous sa compétence, y compris les SNP.
Le personnel du Service de la conformité de la conduite des affaires surveille la conformité des membres à toutes les obligations réglementaires non financières. Par exemple, en faisant des inspections sur le terrain, le Service de la conformité de la conduite des affaires évalue la conformité des courtiers membres aux obligations relatives à la convenance des placements au client, à la documentation d’ouverture de compte, à la supervision i) des conseillers, ii) des autres membres du personnel et iii) des établissements, aux opérations à titre personnel et aux activités professionnelles externes. De même, selon le modèle d’entreprise du courtier membre, le Service de la conformité de la conduite des affaires peut évaluer son financement, ses opérations pour compte propre et ses autres activités particulières.
Le rapport d’inspection 2014 faisait état de deux constatations de priorité élevée (suivi inadéquat des constatations figurant dans les rapports sur les courtiers membres et absence de politique officielle sur l’inspection des établissements). Depuis, la conjoncture économique continue de poser des défis aux courtiers membres et à leurs conseillers, ce qui peut avoir une incidence sur les produits et les services offerts aux clients. L’évolution du profil démographique, des besoins et des attentes des investisseurs entraîne pour sa part des modifications du cadre réglementaire canadien, voire international, qui peuvent poser de nouveaux défis aux membres de l’OCRCVM, et peut‑être modifier la manière dont l’OCRCVM réglemente ses membres.
Par conséquent, le personnel a fait porter son examen sur ce qui suit :
Le personnel a examiné les documents suivants :
Bien qu’il faille apporter d’autres améliorations au programme d’inspection du Service de la conformité de la conduite des affaires (voir la constatation 1 ci‑dessous), le personnel considère que l’OCRCVM a réalisé des progrès notables dans la mise en œuvre de procédures d’inspection de la convenance au client pour donner suite aux constatations du rapport d’inspection 2014. Le personnel a par ailleurs relevé un autre problème, qui est exposé dans la deuxième constatation de priorité moyenne ci‑dessous.
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Constatation 1 – Procédures d’inspection
Le personnel a constaté que, compte tenu de l’importance de la convenance au client, les procédures n’offrent pas aux inspecteurs du Service de la conformité de la conduite des affaires un encadrement suffisamment pour :
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Risques
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En l'absence d'indications et de procédures claires et précises, le personnel du Service de la conformité de la conduite des affaires ne peut pas évaluer ou relever de façon uniforme les problèmes pertinents.
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Priorité |
Moyenne
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Exigence
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Veuillez décrire les mesures que prendra l’OCRCVM pour corriger la situation, en prenant soin d’indiquer le calendrier de mise en œuvre.
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Réponse de l’OCRCVM
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Nous prenons acte de la constatation et souscrivons pleinement aux observations faites dans le rapport au sujet de l’importance de la convenance au client. Les questions de convenance au client ont toujours été et demeurent au centre des processus d’inspection de notre Service de la conformité de la conduite des affaires. Par conséquent, nous avons apporté un certain nombre de modifications aux procédures d’inspection du service pour résoudre les points soulevés dans la constatation. • Bien que l’examen de la concentration dans les comptes avec conseils des clients individuels fasse partie du module d’inspection de la conformité depuis un certain temps déjà, nous n’avons pas intégré au module d’inspection des comptes gérés l’examen de la concentration dans des émetteurs ou des secteurs. Nous avons ajouté dans nos procédures d’inspection et nos indications connexes l’obligation pour les inspecteurs du Service de la conformité de la conduite des affaires de sélectionner un échantillon de comptes gérés fortement concentrés (y compris dans des émetteurs ou des secteurs en particulier) afin d’évaluer la convenance au client. • Nous avons ajouté dans nos procédures d’inspection et nos indications connexes l’obligation pour les inspecteurs du Service de la conformité de la conduite des affaires de repérer les conseillers qui recommandent des produits à risque élevé pour tous les comptes gérés de clients lorsque les politiques et les procédures du courtier membre en matière de détection, de gestion et de surveillance des sources de risques autres que celles visant les fonds d’investissement sont inadéquates. • Nous avions déjà mis à jour avant la période d’inspection notre module d’inspection des comptes individuels en y ajoutant les critères du MRCC déclenchant une évaluation de la convenance. Nous avons aussi mis à jour notre module d’inspection des comptes gérés. • À l’heure actuelle, nous vérifions si les régimes de supervision des courtiers membres permettent d’évaluer adéquatement le portefeuille d’un client par rapport à son profil de risque et à ses paramètres de répartition des placements. Toutefois, nous nous sommes concentrés sur les cas où le portefeuille semble comporter un risque plus élevé que celui indiqué dans le profil de risque du client. Lorsque les titres en portefeuille comportent un risque sensiblement moins élevé que celui indiqué dans le profil de risque du client, nous posons d’autres questions au courtier membre pour connaître les raisons de l’écart et vérifier si le client en a été informé. Nos procédures d’examen ont été mises à jour en conséquence.
Enfin, nous avons modifié les procédures du Service de la conformité de la conduite des affaires pour nous assurer que le formulaire de souscription est comparé au formulaire d’ouverture de compte au moment d’évaluer si le client est un investisseur qualifié, plutôt que de simplement recommander aux inspecteurs de procéder à cette comparaison.
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Commentaires du personnel et suivi |
Le personnel prend acte de la réponse de l’OCRCVM et n’a pas d’autres commentaires.
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Constatation 2 – Liste des approbations L’OCRCVM tient une liste des approbations qui indique les autorisations internes[5]. Le personnel a constaté ce qui suit :
Par conséquent, le personnel a trouvé des indices d’incohérences entre le document interne et les pratiques du Service de la conformité de la conduite des affaires.
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Risques
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Certains membres du personnel du Service de la conformité de la conduite des affaires pourraient ne pas avoir l’autorisation d’accorder des approbations, ce qui pourrait exposer l’OCRCVM à des risques imprévus, dont le risque que la validité d’une décision soit remise en question.
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Priorité |
Moyenne
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Exigence
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Veuillez décrire les mesures que prendra l’OCRCVM pour corriger la situation, en prenant soin d’indiquer le calendrier de mise en œuvre.
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Réponse de l’OCRCVM
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Nous prenons acte de la constatation. Nous soulignons que la liste a été établie par le Bureau de l’avocat général et approuvée par le président et chef de la direction. L’effet conjugué du règlement général de l’OCRCVM et des conditions d’engagement du président et chef de la direction** est que ce dernier jouit des pleins pouvoirs pour gérer les activités et les affaires de l’OCRCVM, y compris celui de confier des fonctions aux vice‑présidents et à d’autres dirigeants, dans une structure organisationnelle qui établit les responsabilités en matière de rapports et de reddition de comptes.
Dorénavant, nous prouverons précisément l’approbation de la liste par le président et chef de la direction, car elle constitue une délégation de pouvoirs et de fonctions aux vice‑présidents, aux autres dirigeants et aux membres du personnel qui y sont indiqués.
Par ailleurs, bien que nous reconnaissions que la liste des approbations n’avait pas été mise à jour en date du 31 décembre 2014 selon notre calendrier annuel établi, lors de la mise à jour d’août 2015, nous avons constaté qu’aucune modification n’était requise.
En ce qui concerne les pratiques du Service de la conformité de la conduite des affaires, nous avons conclu que, dans la grande majorité des cas où l’organisme doit donner son approbation, il serait possible de l’obtenir (ce qui est habituellement le cas) au moment de la présentation d’une nouvelle demande d’adhésion ou d’un changement dans le modèle d’entreprise d’un courtier membre. C’est le vice‑président, le Service de la conformité de la conduite des affaires ou le vice‑président régional qui approuve les demandes d’adhésion et les changements apportés aux modèles d’entreprise. Si l’examen de la conformité d’un courtier membre révèle des irrégularités relativement à l’un des éléments indiqués dans la liste des approbations, le vice‑président, le Service de la conformité de la conduite des affaires ou le vice‑président régional examine et approuve également le rapport d’inspection qui en fait état.
Toutefois, nous avons établi que dans certains cas, les dénominations commerciales soumises par les courtiers membres conformément à la règle 29.7A(9) des courtiers membres n’étaient pas approuvées par le vice‑président compétent. Nous avons révisé les procédures du Service de la conformité de la conduite des affaires afin que, dorénavant, le vice‑président, le service ou le vice‑président régional donne dans tous les cas son approbation. **L’article 8.3 du règlement général prévoit que « Le Conseil nomme un président, qui est également chef de la direction. Le président a les pouvoirs et fonctions que détermine le Conseil. » L’article 8.4 du règlement général prévoit qu’un vice‑président a les pouvoirs et fonctions que le Conseil ou le président détermine, et les articles 8.5 et 8.6 produisent le même effet à l’égard du secrétaire et des autres dirigeants. Les modalités d’emploi du président et chef de la direction de l’OCRCVM (approuvées par le conseil) comprennent la pleine responsabilité de la gestion des activités et des affaires de l’OCRCVM et la définition des pouvoirs et fonctions des vice‑présidents (y compris des premiers vice‑présidents), du secrétaire et des autres dirigeants.
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Commentaires du personnel et suivi |
Le personnel prend acte des mesures prises par l’OCRCVM pour corriger la situation. Il s’attend à ce que, dorénavant, l’OCRCVM mette en place un processus officiel pour gérer l’approbation et la mise à jour du document, ainsi que la délégation de fonctions et de pouvoirs précis. |
[1] Les processus et les activités sont décrits plus en détail ci-après.
[2] Les autorités de surveillance continuent de superviser ces secteurs au moyen de l’information que l’OCRCVM doit leur fournir en continu conformément aux décisions de reconnaissance et en tenant des réunions périodiques et ponctuelles avec le personnel de l’OCRCVM.
[3] Étant donné que, dans le rapport d’inspection 2014, la priorité « élevée » avait été attribuée à cette constatation et que celle-ci est fréquente, la priorité demeure inchangée.
[4] Dans le rapport d’inspection 2014, la priorité « moyenne » avait été attribuée à cette constatation. Étant donné que celle-ci est considérée comme une constatation fréquente importante, la priorité est passée de moyenne à élevée.
[5] À l’égard des dispositions du règlement général et des règles qui n’indiquent aucune personne ni aucun organisme en particulier comme ayant compétence pour les appliquer.