ORDONNANCE MO-3967

Appel MA18-558

Service de police d’Ottawa

Le 23 octobre 2020

Résumé : L’appelant a présenté au Service de police d’Ottawa, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée  (la Loi ), une demande d’accès à tous les documents le concernant et contenant son nom. La police a localisé un rapport d’événement concernant l’appelant et le lui a divulgué en partie. L’appelant a interjeté appel de la décision de la police quant à l’accès, affirmant que la police devait avoir la garde de documents supplémentaires à son sujet. Dans la présente ordonnance, l’arbitre conclut que la police a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents reliés à la demande d’accès de l’appelant, conformément à l’article 17  de la Loi . Il rejette l’appel.

Disposition législative pertinente : Paragraphe 17 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée , L.R.O. 1990, chap. M.56 , telle que modifiée.

APERÇU

[1]  Une demande a été présentée au Service de police d’Ottawa (« la police ») en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée  (« la Loi  ») pour obtenir l’accès à l’information suivante :

. . . toutes les informations, toutes les notes, tout document, tous renseignements me concernant et portant mon nom.

[2]  La police a localisé un rapport d’événement concernant l’appelant. Elle le lui a divulgué, sauf certains renseignements visés par l’exception obligatoire du paragraphe 14 (1) (vie privée) de la Loi .

[3]  L’auteur de la demande (désormais l’appelant) a interjeté appel de la décision de la police.

[4]  Pendant la médiation, l’appelant a déclaré qu’il ne souhaitait pas obtenir l’accès aux renseignements contenus dans le rapport d’événement que la police n’avait pas divulgués en vertu du paragraphe 14 (1)  de la Loi . Cependant, il a indiqué qu’il était d’avis qu’il existait d’autres documents reliés à sa demande. La police a accepté d’effectuer une deuxième recherche. Elle n’a pas trouvé d’autres documents et a envoyé une correspondance à l’appelant à cet effet, incluant des détails de la recherche.

[5]  Cet appel n’a pas été réglé par la médiation et a été renvoyé à l’arbitrage, dans le cadre duquel un arbitre peut mener une enquête.

[6]  Dans la présente ordonnance, je conclus que la police a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents reliés à la demande d’accès de l’appelant, conformément à l’article 17  de la Loi .

EXPOSÉ

La police a-t-elle fait des recherches raisonnables pour localiser les documents?

[7]  L’appelant a dit être d’avis qu’il existait d’autres documents reliés à sa demande.

[8]  Lorsque l’auteur d’une demande soutient qu’il existe d’autres documents que ceux que l’institution a identifiés, il faut alors décider si l’institution a fait des recherches raisonnables pour localiser les documents conformément à l’article 17 [1] . Si je suis convaincu que les recherches faites ont été raisonnables dans les circonstances, je confirmerai la décision de l’institution. Dans le cas contraire, je pourrai ordonner que des recherches supplémentaires soient effectuées.

[9]  La Loi  n’exige pas que l’institution prouve sans l’ombre d’un doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit présenter des preuves suffisantes démontrant qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour identifier et localiser les documents pertinents [2] . Pour être pertinents, les documents doivent être « raisonnablement reliés » à la demande [3] .

[10]  Une recherche raisonnable consiste pour un employé d’expérience, qui connaît le sujet de la demande, à déployer des efforts raisonnables pour localiser des documents qui sont raisonnablement reliés à la demande [4] .

[11]  L’institution sera tenue de mener d’autres recherches si elle ne produit pas une preuve suffisante démontrant qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour identifier et localiser tous les documents pertinents dont elle a la garde ou le contrôle [5] .

[12]  Bien qu’il soit rarement possible pour l’auteur d’une demande d’indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir des arguments raisonnables permettant de conclure que ces documents existent [6] .

[13]  Dans ses observations, la police a fait valoir qu’elle avait mené des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents, et a fourni une preuve d’un analyste de l’accès à l’information pour étayer son affirmation. Cet analyste a déclaré qu’une autre analyste avait effectué les recherches, mais qu’elle n’était pas disponible pour témoigner. Il a donc examiné les recherches qui avaient été effectuées et a fourni les indications suivantes pour démontrer qu’elles avaient été raisonnables :

1. Il n’y a aucune indication que le Service a contacté l’auteur de la demande pour obtenir des clarifications au sujet de la demande. La demande était claire et compréhensible.
2. Cet institution a décidé de répondre à la demande en se fondant sur une interprétation littérale.
3. Les recherches ont été effectuées par l’Analyste à l’Accès à l’Information . . . sur la base de données nommé Records Management System (RMS) du Service de police d’Ottawa.
1. 2 recherches ont été effectuées pour le nom et date de naissance du demandeur. . . . La première recherche fut le 22 Août 2018, et le 2ième fut le 25 Octobre 2018.
2. Les recherches effectuées sur RMS aurait révélé tout les Rapports d’événements Policières qui aurait impliqué les détails indiquées au point 3(a), dont l’auteur de la demande d’informations.
3. Les recherches sur le RMS ont révélé un seul Rapport d’événement : G02006-56221.
4. Deux Rapports d’événements et 6 Rapports de contraventions reliés à l’auteur de la demande ont été identifiés comme étant purgés en date du 2018-02-21.
1. La rétention et destruction des rapports d’événements du Service de police d’Ottawa est maintenue en conjonction avec les codes d’infraction du programme de Déclaration Uniforme de la Criminalité (DUC). Les programmes de rétention du Service de police d’Ottawa dicte la rétention et la destruction de tous les documents et records du SPO. Une période de rétention est associée avec chaque code d’infraction qui lui est spécifique.

[14]  Dans ses observations, l’appelant affirme que la police n’a pas effectué de recherches raisonnables pour localiser des documents reliés à sa demande d’accès. Il déclare notamment :

. . . [C]omme il est stipulé dans l’avis d’enquête, « pour être pertinents, les documents doivent être raisonnablement reliés à la demande. »

Or, la police a déclaré avoir fourni des informations partielles, alors que ma demande qui était claire et compréhensible, ne mentionnait aucune exception. Dans le rapport de [nom et numéro matricule d’un policier], certaines affirmations sont mensongères. Par exemple, alors que ma déclaration écrite ne mentionne nulle part les couleurs de mes équipements, elle en fait mention! D’où les tient-elle? De [nom d’un particulier] bien entendu; elle qui dit ne pas savoir de quoi je parle.

[Nom d’un policier] dit m’avoir conseillé de ne plus appeler [nom d’un autre particulier], alors qu’après avoir déposé ma plainte, je ne l’ai plus revue ni adressé la parole qu’une fois au Tribunal ou j’étais allé contester la contravention routière qu’elle m’avait infligé à son bureau le jour de ma plainte sous prétexte que mon permis de conduire n’était pas à jour alors que je ne conduisais pas à cet instant.

Enfin, pourquoi ce rapport m’est-il envoyé en 2018, alors que ma plainte date de 2006?

[15]  J’ai examiné les observations des parties, et pour les motifs qui suivent, je conclus que la police a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents reliés à la demande d’accès de l’appelant.

[16]  L’appelant a demandé l’accès à tous les documents le concernant et contenant son nom dont la police a la garde ou le contrôle. Une analyste de l’accès à l’information qui connaît bien le système de gestion des dossiers de la police a mené deux recherches pour localiser des documents pertinents, en cherchant le nom et la date de naissance de l’appelant. Elle a trouvé un rapport d’événement, qui a été divulgué à l’appelant en partie.

[17]  Lors de ses recherches, cette analyste a également constaté que deux rapports d’événement et six rapports de contravention concernant l’appelant avaient déjà existé, mais qu’ils avaient été détruits conformément aux politiques de conservation des documents de la police.

[18]  D’après ces indications, je suis convaincu qu’une employée d’expérience de la police, qui connaissait le sujet de la demande d’accès de l’appelant, a déployé des efforts raisonnables pour localiser des documents qui sont raisonnablement reliés à cette demande. Elle a localisé un document concernant l’appelant, et dans ses observations, la police a expliqué clairement pourquoi les documents supplémentaires le concernant dont la police avait déjà eu la garde n’existent plus.

[19]  Comme il est mentionné plus haut, bien qu’il soit rarement possible pour l’auteur d’une demande d’indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir une base raisonnable permettant de conclure que ces documents existent [7] . L’appelant conteste l’exactitude du contenu du document qui lui a été remis, fait part de la frustration qu’il a ressentie lors de ses contacts avec la police relativement à une plainte qu’il avait déposée, et demande pourquoi il a reçu le document divulgué des années après avoir déposé cette plainte. Bien que selon lui, la police lui ait donné uniquement des « informations partielles », il ne m’a pas donné de motifs convaincants qui permettraient de conclure qu’il existe des documents supplémentaires reliés à sa demande d’accès.

[20]  Je conclus donc que la police a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents reliés à la demande d’accès de l’appelant, conformément à l’article 17  de la Loi .

ORDONNANCE

Je confirme la conformité des recherches que la police a effectuées pour localiser des documents pertinents, et je rejette l’appel.

Original signé par:		Le 23 octobre 2020
Colin Bhattacharjee
Arbitre