Contenu de la décision
Information and Privacy Commissioner, |
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, |
ORDONNANCE PO-3440
Appel PA12-222
La Cité collégiale
Le 22 décembre 2014
Résumé : L’appelant a présenté à la Cité collégiale une demande d’accès à des documents concernant les sommes que le collège consacre chaque année depuis 2000 à divers services de publicité et de promotion, et à d’autres documents. Le collège a envoyé à l’appelant une lettre de décision estimant les frais à 10 630 $ pour lui accorder l’accès à ces documents. L’appelant a interjeté appel de cette estimation des frais. Il a également demandé au collège de supprimer le paiement des frais, mais le collège a refusé. Il a ensuite circonscrit sa demande d’accès pour la limiter aux sommes dépensées chaque année pour retenir les services d’agences de publicité ainsi que la liste de ces agences, pour la période allant de 2007 à 2012. Le collège l’a informé de sa décision de ramener à 1 260 $ son estimation des frais d’accès aux documents. Dans la présente ordonnance, l’arbitre conclut que des éléments de l’estimation des frais du collège ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi et lui ordonne de ramener à un total de 525 $ le montant demandé à l’appelant pour lui accorder l’accès à ces documents. Il confirme la décision du collège de refuser la demande de suppression des frais de l’appelant.
Dispositions législatives pertinentes : Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, telle que modifiée, al. 57 (1) a) et b); par. 6 (3) et (4) du Règlement 460.
Ordonnances et rapports d’enquête pertinents : Ordonnance PO-3035.
APERÇU
[1] L’appelant est un journaliste qui a demandé à la Cité collégiale (le collège
), en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la Loi), l’accès aux documents suivants :
. . . [C]opie [complète] de tout document que détient [le collège] et montrant toutes les sommes d’argent qu’elle a [dépensées] annuellement pour faire de la publicité afin d’attirer des étudiants de partout tant au Québec et en Ontario ou ailleurs dans le monde ou pour faire la promotion de son collège et de ses programmes. SVP me transmettre des documents ou liste de tous les contrats me permettant de voir tous les noms des firmes à qui [le collège] a versé des sommes d’argents afin d’attirer des élèves ou pour faire la promotion de son collège et de [ses] programmes et ce pour chacune des années suivantes depuis 2000 à ce jour, le 22 mars 2012.
[2] Le paragraphe 57 (1) oblige l’institution à imposer les frais prescrits dans les règlements à l’auteur d’une demande présentée en vertu de la Loi. En outre, le paragraphe 57 (3) exige de l’institution qu’elle fournisse à l’auteur de la demande une estimation raisonnable de la somme à payer qui est supérieure à 25 $. Si l’estimation s’élève à au moins 100 $, le paragraphe 7 (1) du Règlement 460 autorise l’institution à exiger un acompte égal à 50 % du montant de l’estimation avant de prendre d’autres mesures pour répondre à la demande.
[3] Le collège a envoyé une lettre de décision à l’auteur de la demande comprenant une estimation établissant à 10 630 $ les frais à payer pour l’accès aux documents pertinents et l’informant qu’il serait tenu de verser un acompte de 5 315 $ sur ces frais avant que le collège ne prenne d’autres mesures pour répondre à la demande.
[4] L’appelant a interjeté appel de l’estimation des frais du collège de 10 630 $ au Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP), qui a affecté un médiateur à cet appel.
[5] Le paragraphe 57 (4) de la Loi exige que l’institution supprime le paiement des frais, en totalité ou en partie, dans certaines circonstances. Pendant la médiation, l’appelant a envoyé une lettre au collège lui demandant de supprimer le paiement des frais. Dans cette lettre, il affirmait que le collège lui demandait des frais de 10 630 $ pour des renseignements qu’il avait obtenus gratuitement de toutes les universités du Québec. Dans une lettre de décision, le collège a fait savoir à l’appelant qu’il refusait sa demande de supprimer le paiement des frais. Par conséquent, la question de savoir si le paiement des frais devait être supprimé a été ajoutée à l’appel.
[6] Pendant la médiation, le collège a remis à l’appelant trois estimations de frais modifiées. À la fin de la médiation, l’appelant a circonscrit sa demande pour la limiter aux sommes dépensées chaque année pour retenir les services d’agences de publicité ainsi que la liste de ces agences, pour la période allant de 2007 à 2012. Le collège a alors informé l’appelant qu’il avait décidé de ramener à 1 260 $ son estimation des frais d’accès aux documents, et qu’il serait tenu de verser un acompte de 630 $ sur ces frais avant que le collège ne prenne d’autres mesures pour répondre à la demande. Cependant, l’appelant a soutenu qu’il était excessif d’exiger des frais de 1 260 $ pour obtenir ces documents.
[7] Cet appel n’a pas été réglé par la médiation et a été renvoyé à l’arbitrage pour la tenue d’une enquête. J’ai demandé au collège et à l’appelant de présenter des observations sur la question de savoir si l’estimation des frais du collège devrait être confirmée et si ces frais devraient être supprimés. Le collège a présenté des observations sur ces questions, mais je n’en ai pas reçues de la part de l’appelant.
ANALYSE
ESTIMATION DES FRAIS À PAYER
A. L’estimation des frais de 1 260 $ du collège devrait-elle être confirmée?
Principes généraux
[8] Les frais à payer pour obtenir l’accès à des documents en vertu de la Loi sont abordés à l’article 57 et dans le Règlement 460. Le paragraphe 57 (1) de la Loi exige que l’institution demande des frais à l’auteur d’une demande d’accès présentée en vertu de la Loi. Il est libellé comme suit :
La personne responsable exige que la personne qui présente une demande d’accès à un document verse les droits aux montants prescrits par les règlements et concernant :
a) les frais pour chaque heure de recherche manuelle requise afin de retrouver un document;
b) les frais de préparation du document en vue de sa divulgation;
c) les frais d’ordinateur et autres frais engagés pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication d’un document;
d) les frais d’expédition;
e) les autres frais engagés pour répondre à une demande d’accès à un document.
[9] Des dispositions plus précises sur le calcul des frais se trouvent à l’article 6 du Règlement 460, qui est libellé comme suit :
Les droits suivants sont imputés pour l’application du paragraphe 57 (1) de la Loi pour l’accès à un document :
1. Pour les photocopies et imprimés d’ordinateur, 20 cents la page.
2. Pour les documents fournis sur CD-ROM, 10 $ pour chaque CD-ROM.
3. Pour effectuer une recherche manuelle d’un document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.
4. Pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.
5. Pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine, 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.
[10] Le paragraphe 57 (3) de la Loi prévoit que la personne responsable doit fournir à l’auteur de la demande une estimation raisonnable
de la somme exigible. Cette disposition est libellée comme suit:
La personne responsable d’une institution, préalablement à la divulgation d’un document, fournit à l’auteur de la demande une estimation raisonnable de la somme supérieure à 25 $, exigible, le cas échéant, en vertu de la présente loi.
[11] L’estimation des frais à payer a pour objet de donner à l’auteur de la demande suffisamment de renseignements pour qu’il puisse décider, en toute connaissance de cause, de payer ou non les frais et de poursuivre le processus.1 Elle aide également l’auteur de la demande à décider s’il y a lieu de restreindre la portée de sa demande afin de réduire les frais à payer.2
[12] Tel qu’indiqué plus haut, après que l’appelant a convenu de circonscrire sa demande pour la limiter aux sommes dépensées chaque année pour retenir les services d’agences de publicité ainsi que la liste de ces agences, pour la période allant de 2007 à 2012, le collège lui a envoyé une décision prévoyant une nouvelle estimation des frais de 1 260 $ pour l’accès à ces documents. C’est cette estimation qui est en cause dans cet appel et dont je déterminerai s’il faut la confirmer.
[13] Dans tous les cas, l’institution doit inclure une ventilation détaillée des frais ainsi qu’une explication circonstanciée de la façon dont ceux-ci ont été calculés.3 La décision modifiée quant aux frais que le collège a fournie à l’appelant contient un tableau qui ventile l’estimation des droits de 1 260 $ de la façon suivante:
| tx/15 mins | # de quart/hre | Heures estimées | Montant total | |
|---|---|---|---|---|
| Recherche des fournisseurs et dépenses en publicité liés au recrutement (exception du volet international) de 2007 à aujourd’hui | 7,50 $ | 4 | 14 | 420,00 $ |
| Recherche des fournisseurs et dépenses en publicité liés au recrutement international de 2007 à aujourd’hui | 7,50 $ | 4 | 14 | 420,00 $ |
| Préparation du rapport suite aux recherches | 7,50 $ | 4 | 7 | 210,00 $ |
| Validation de l’information et analyse de l’information en fonction de la Loi | 7,50 $ | 4 | 7 | 210,00 $ |
| 1 260,00 $ |
Analyse et constatations
Introduction
[14] Dans mon examen de l’estimation de frais de 1 260 $ du collège, je dois m’assurer que ce montant est raisonnable dans les circonstances et qu’il a été calculé conformément à la Loi. Le fardeau d’établir le caractère raisonnable de l’estimation incombe au collège.4 Ce dernier doit s’acquitter de ce fardeau en expliquant de façon satisfaisante comment il a calculé l’estimation des frais et en produisant des preuves suffisamment détaillées pour étayer ce calcul. Selon la preuve fournie par le collège, je peux confirmer l’estimation des frais ou la modifier.
[15] Pour les motifs qui suivent, je constate que certains éléments de l’estimation des frais de 1 260 $ du collège pour accorder l’accès aux documents pertinents ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi, et j’ordonne au collège de réduire les frais demandés à l’appelant.
Calcul des frais
[16] Le collège fait valoir qu’il a calculé l’estimation des frais de 1 260 $ en se fondant sur le temps nécessaire pour effectuer une recherche manuelle des documents et les préparer en vue de leur divulgation :
Conformément aux dispositions de la Loi et des Règlements, le Collège a nécessité notamment :
a) Vingt-huit (28) heures pour faire la recherche manuelle des factures et des offres de service requises pour retrouver les documents en lien avec la demande d’accès à l’information;
b) Sept (7) heures pour repérer les renseignements contenus dans les documents visés par la demande d’accès à l’information et confirmer que l’information fournie correspond à la demande; et
c) Sept (7) heures pour préparer le document en vue de sa divulgation, notamment la préparation du rapport en lien avec la répartition des dépenses, et ce, tel que demandé par l’auteur de la demande.
Ceci représente un total de quarante-deux (42) heures, compensées à trente dollars (30$) pour une somme totale représentant mille deux cent soixante dollars (1 260,00$) en frais d’accès.
Frais de recherche manuelle
[17] L’alinéa 57 (1) a) de la Loi oblige le collège à exiger de l’appelant des droits pour chaque heure de recherche manuelle requise afin de retrouver un document. En vertu du paragraphe 6 (3) du Règlement 460, le collège doit demander à l’appelant, pour une recherche manuelle d’un document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.
[18] Le collège met en contexte ses recherches manuelles en décrivant ainsi son système de gestion des documents :
Les informations demandées sont contenues dans des documents conservés, en format papier, dans des classeurs ou des boîtes (archives). Certaines informations sont également conservées dans le système informatique SCORPA du Collège.
Le secteur des Ressources financières garde les documents visés, dont les factures, les offres de service et les contrats, dans les classeurs du secteur pour les documents référant à l’année courante ainsi que l’année précédant l’année courante. Par la suite, ils sont archivés. Les informations sont détruites après sept (7) ans.
Ces informations sont classées par firmes par année et non selon la nature du contrat. Ceci fait en sorte qu’il est nécessaire d’effectuer une recherche manuelle pour identifier les documents visés par la demande d’accès.
[19] Le collège fait ensuite les observations suivantes au sujet des recherches manuelles requises pour localiser les documents pertinents :
L’étendue et la portée de la demande d’accès font en sorte que de nombreuses heures de recherche manuelles sont requises. […]
Le Coordonnateur de l’accès à l’information et la protection de la vie privée du Collège, en collaboration avec le secteur des Ressources financières, a fait l’analyse de chaque somme d’argent dépensée annuellement pour taire de la publicité afin d’attirer des étudiants pour une année, c’est-à-dire analyser pas moins de cent (100) fournisseurs de service annuellement.
Cette analyse consistait à revoir chaque dépense inscrite dans certains comptes du Grand Livre afin de déterminer si celle-ci était reliée à la demande d’accès à l’information. Ce travail était nécessaire, car ces comptes du Grand Livre comprennent les dépenses reliées autant au recrutement de la clientèle étudiante qu’au recrutement des membres du personnel ou aux dépenses reliées à l’affichage d’un appel d’offre. Dans plusieurs cas, il n’était pas possible d’identifier les dépenses visées par la demande d’accès sans revoir chaque dépense individuellement en analysant la facture ou l’offre de service, le cas échéant, car les membres du personnel ne connaissent pas tous les fournisseurs du Collège.
Si la dépense était visée par la demande d’accès, elle a été consignée dans un tableau résumant les dépenses qui a été remis au demandeur. Qui plus est, une liste a été créée afin d’indiquer le nom de chaque firme engagée par le Collège dont les dépenses cadraient avec la demande pour la période visée.
[20] Le collège prétend qu’il faut 28 heures de recherche manuelle pour localiser les documents, ce qui occasionne des frais de recherche de 840 $. À mon avis, ces frais de recherche manuelle sont excessifs, surtout compte tenu du fait que l’appelant demande simplement l’accès aux sommes dépensées chaque année pour retenir les services d’agences de publicité ainsi que la liste de ces agences, pour la période allant de 2007 à 2012. Ce renseignement devrait être facile d’accès, et il est étonnant que le collège ait besoin de 28 heures de recherche manuelle pour localiser les documents pertinents.
[21] Tel qu’indiqué plus haut, le collège a décrit son système de gestion des documents et a indiqué que les renseignements qui correspondent à la demande circonscrite de l’appelant se trouvent dans des classeurs ou des boîtes de documents papier et dans la base de données SCORPA du collège. Ce dernier cite ensuite l’ordonnance MO-1336, selon laquelle la Loi n’oblige pas l’institution à conserver les documents sous une forme particulière ou sous la forme qui est la plus avantageuse pour l’auteur de la demande.
[22] Or, d’après des ordonnances plus récentes du CIPVP, l’auteur de la demande ne devrait pas devoir assumer un fardeau financier parce que l’institution a omis d’instaurer des pratiques adéquates de gestion des documents, et particulièrement des documents récents. Ainsi, dans l’ordonnance PO-3035, un auteur de demande voulait obtenir l’accès aux copies de tous les reçus de dépenses pour des billets d’avion achetés par la conjointe d’un ancien employé de l’Université McMaster pendant une période de cinq ans. Dans sa décision, le commissaire adjoint Brian Beamish a déclaré ce qui suit en ce qui concerne les frais de recherche manuelle que l’université exigeait pour localiser ces documents:
[Traduction]
La demande portait sur des documents datés du 5 janvier 2005 au 31 décembre 2010, que je considère comme étant récents. À mon avis, il est raisonnable de s’attendre à ce que les documents universitaires de cette période soient conservés d’une manière structurée qui permette de faire des recherches facilement. Sinon, et cela semble être le cas dans cet appel, je crois que l’appelant ne devrait pas à assumer un fardeau financier parce que l’université a omis d’instaurer des pratiques adéquates de gestion des documents. Par conséquent, je considère que le temps de recherche est excessif et que l’université n’a pas fourni une preuve adéquate pour me convaincre que ce temps était raisonnable.
[23] Je suis d’accord avec l’analyse du commissaire adjoint Beamish et je considère qu’elle s’applique aux 28 heures de recherche que le collège prétend devoir faire. L’appelant veut obtenir des documents datés de 2007 à 2012; il s’agit donc de documents récents. Il est raisonnable de s’attendre à ce que les documents indiquant les sommes dépensées chaque année pour retenir les services d’agences de publicité ainsi que la liste de ces agences pour cette période soient conservés d’une manière structurée qui permette de faire des recherches facilement. Dans ces circonstances, il m’apparaît déraisonnable pour le collège d’exiger que l’appelant paie des frais de recherche manuelle évalués à 840 $ pour localiser ces documents.
[24] En bref, je considère que les frais de recherche manuelle de 840 $ ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi. Cependant, la Loi est fondée sur le principe de l’utilisateur-payeur et oblige le collège à exiger des frais pour la recherche manuelle de documents. Par conséquent, j’ai décidé de permettre au collège d’imposer des frais pour deux heures de recherche manuelle de documents pertinents pour une année particulière. Je considère que si les documents pertinents étaient conservés d’une manière structurée qui permette de faire des recherches facilement, ce temps de recherche manuelle serait raisonnable. Étant donné que l’appelant demande l’accès à des documents pour une période de 5,25 ans (de 2007 au 22 mars 2012)5, le collège doit lui imposer des frais pour 10,5 heures de recherche au total, soit 315 $.
Préparation des documents en vue de leur divulgation
[25] L’alinéa 57 (1) b) de la Loi oblige le collège à exiger de l’appelant des frais de préparation des documents en vue de leur divulgation. En vertu du paragraphe 6 (4) du Règlement 460, le collège doit demander à l’appelant 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document.
[26] Le collège fait valoir qu’il a dû prendre les mesures suivantes afin de préparer les documents en vue de leur divulgation :
Suite à la production d’une liste des dépenses, chaque ligne de dépense est analysée afin de déterminer si elle pourrait cadrer avec la demande d’accès à l’information. Lorsque cette analyse préliminaire est faite, chaque dépense retenue est analysée en regardant, dans un premier temps, la facture et, dans un deuxième temps, l’offre de service ou le contrat. Dans l’éventualité où la dépense cadre avec la demande, elle est compilée dans un fichier Excel.
Il s’agit d’un exercice qui pourrait nécessiter plus de quatre-vingt treize (93) heures en fonction des paramètres fournis par le Commissaire qui reconnaît qu’il faut généralement deux (2) minutes par page pour extraire les renseignements. [Ordonnance MO-1169]
Le rapport généré par SCORPA pour une année contient pas moins de trois pages, pour un total de cent (100) fournisseurs de services. Ces trois pages, représentant uniquement une année, totalisent environ trois-cent soixante (360) factures.
Pour calculer le nombre de pages minimums, La Cité collégiale a retenu un échantillon représentatif de cinq (5) fournisseurs parmi la liste de cent (100) fournisseurs pour une année pour un total de vingt-huit (28) pages. Ceci représente un estimé total de cinq cent soixante (560) pages par année. Pour calculer le nombre de pages estimé pour la demande en entier, il suffit de multiplier cette somme pour les cinq (5) années visées par la demande. Ceci donne un estimé total d’environ deux mille huit cents (2 800) pages. Si on multiplie le nombre de pages par deux (2) minutes, ceci donne un total de cinq mille six cent (5 600) minutes, ou plus de quatre-vingt-treize (93) heures.
Ainsi, il est anticipé que l’extraction des renseignements, la préparation du tableau et la validation de l’information pourrait nécessiter jusqu’à environ quatre-vingt-treize (93) heures. Malgré tout, La Cité collégiale ne fait demande que pour un total de quarante deux (42) heures pour le traitement de la demande d’accès, tel que démontré dans l’estimation des coûts.
[27] D’après le calcul des frais du collège, il faudrait sept heures (ce qui donnerait des frais de 210 $) pour préparer le document en vue de sa divulgation, notamment la préparation du rapport en lien avec la répartition des dépenses, et ce, tel que demandé par l’auteur de la demande
.
[28] Je remarque d’emblée que le collège semble se méprendre quant à la signification du terme extraire
figurant au paragraphe 6 (4) du Règlement 460. En vertu de cette disposition, le collège doit imposer des droits à l’appelant pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire
une partie du document. En général, le CIPVP reconnaît qu’il faut deux minutes par page pour extraire plusieurs renseignements.6 Extraire
une partie d’un document consiste à supprimer ou retirer des renseignements qui sont visés par une ou plusieurs exceptions énoncées dans la Loi ou qui ne sont pas visés par la demande d’accès.
[29] Le collège semble exiger dans ses frais de préparation deux minutes par page pour extraire
des renseignements de documents financiers qui sont ensuite compilés dans un fichier Excel, probablement pour dresser une liste des agences dont le collège a retenu les services pour faire de la publicité afin d’attirer des étudiants, y compris le montant total d’argent que le collège a consacré chaque année à cette publicité de 2007 à 2012. Il ne s’agit pas là du processus consistant à extraire des renseignements se trouvant dans un document parce qu’ils font l’objet d’exceptions en vertu de la Loi ou ne sont pas visés par une demande d’accès. Par conséquent, je considère que le collège ne peut exiger de l’appelant des frais correspondant à deux minutes par page pour extraire
des renseignements des documents afin de dresser une liste.
[30] Cependant, le CIPVP a statué, dans des ordonnances antérieures, que le travail nécessaire pour créer un document qui serait visé par une demande d’accès, comme une liste, peut faire l’objet de frais en vertu de la Loi.7 Ce travail consiste notamment à préparer un document en vue de sa divulgation, et l’institution doit exiger 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à la création d’un tel document. Par conséquent, en l’espèce, le collège peut exiger des frais pour dresser une liste des agences dont le collège a retenu les services pour faire de la publicité afin d’attirer des étudiants, y compris le montant total d’argent que le collège a consacré chaque année aux services de ces agences de 2007 à 2012.
[31] La Loi est fondée sur le principe de l’utilisateur-payeur et oblige le collège à exiger des frais pour la préparation d’un document en vue de sa divulgation. D’après la ventilation des frais que le collège a remise à l’appelant, il faut sept heures pour préparer les documents en vue de leur divulgation, ce qui donne des frais de préparation de 210 $. À mon avis, ces frais de préparation de 210 $ sont raisonnables et conformes à la Loi, et j’ai décidé de les confirmer.
Frais supplémentaires
[32] Dans ses observations sur le calcul des frais, le collège affirme aussi qu’il lui faudrait sept heures pour repérer les renseignements contenus dans les documents visés par la demande d’accès à l’information et confirmer que l’information fournie correspond à la demande
. Le collège distingue ces frais du temps nécessaire pour la recherche manuelle et la préparation, et indique que ces sept heures de travail occasionneraient des frais de 210 $. En outre, dans la ventilation des frais fournie à l’appelant, le collège indique qu’il demande 7,50 $ par tranche de 15 minutes pour faire ce travail, qu’il décrit comme étant la validation de l’information et l’analyse de l’information en fonction de la Loi
.
[33] Étant donné que le collège demande 7,50 $ par tranche de 15 minutes, il semble qu’il soutienne que ce travail représente soit une recherche manuelle soit la préparation d’un document en vue de sa divulgation, car aucune autre disposition de l’article 6 du Règlement 460 ne permet ce taux particulier. En outre, ses observations sur la recherche manuelle et la préparation d’un document en vue de sa divulgation contiennent des énoncés qui renvoient à ce type de travail. Or, ce dernier, de toute évidence, ne peut correspondre à la fois à ces deux catégories de frais. De plus, je ne vois pas exactement pourquoi le collège distingue cet élément de son estimation des frais du temps consacré à la recherche manuelle et à la préparation dans ses observations sur le calcul des frais.
[34] À mon avis, le collège n’a pas fourni une preuve assez claire pour justifier ces frais de 210 $, et je considère par conséquent qu’ils ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi.
SUPPRESSION DU PAIEMENT DES FRAIS
B. Le paiement des frais devrait-il être supprimé?
[35] Le paragraphe 57 (4) de la Loi exige qu’une institution supprime le paiement des frais, en totalité ou en partie, dans certaines circonstances. L’article 8 du Règlement 460 énonce d’autres facteurs que la personne responsable doit prendre en compte pour décider de supprimer ou non le paiement des frais.
[36] Pendant la médiation, l’appelant a envoyé une lettre au collège lui demandant de supprimer le paiement des frais. Le collège a envoyé à l’appelant une lettre de décision lui indiquant qu’il refusait sa demande de supprimer le paiement des frais. Par conséquent, la question de savoir si le paiement des frais devait être supprimé a été ajoutée à l’appel.
[37] Les dispositions de la Loi sur les frais font fondées sur le principe de l’utilisateur-payeur, selon lequel l’auteur de la demande doit s’attendre à payer au moins une partie des frais de traitement de sa demande, à moins qu’il ne soit juste et équitable pour elle de ne le faire. Les frais mentionnés au paragraphe 57 (1) et décrits à l’article 6 du Règlement 460 sont obligatoires, à moins que l’auteur de la demande ne présente des arguments convaincants selon lesquels il est justifié de supprimer les frais parce qu’il est juste et équitable de le faire ou que la Loi n’oblige l’institution à les supprimer.8
[38] L’auteur de la demande doit d’abord demander à l’institution de supprimer le paiement des frais et fournir des renseignements détaillés à l’appui de sa demande avant que le CIPVP n’examine si le paiement des frais peut être supprimé. Le CIPVP peut examiner la décision de l’institution de refuser de supprimer le paiement des frais, en totalité ou en partie, et peut confirmer ou modifier la décision de l’institution.9
[39] L’appelant n’a pas présenté d’observations sur les questions soulevées dans cet appel, y compris sur la question de savoir si les frais devraient être supprimés. Par conséquent, je n’ai devant moi aucune preuve justifiant une telle suppression, et je rejette cette partie de l’appel.
ORDONNANCE
- 1. J’ordonne au collège de ramener à 525 $ le total des frais demandés à l’appelant pour lui accorder l’accès aux documents pertinents datés de 2007 à 2012 (315 $ pour effectuer une recherche manuelle des documents et 210 $ pour préparer les documents en vue de leur divulgation).
- 2. Je confirme la décision du collège de refuser la demande de suppression des frais de l’appelant.
Original signed by: Colin Bhattacharjee Arbitre |
Le 22 décembre 2014 |
1 Ordonnances P-81, MO-1367, MO-1614, MO-1699 et PO-2299.
2 Ordonnance MO-1520-I.
3 Ordonnances P-81 et MO-1614.`
4 Ordonnance 86.
5 La demande d’accès de l’appelant est datée du 22 mars 2012.
6 Ordonnances MO-1169, PO-1721, PO-1834 et PO-1990.
7 Ordonnances M-203, PO-1834, PO-3190 et MO-3017.
8 Ordonnance PO-2726.
9 Ordonnances M-914, P-474, P-1393 et PO-1953-F.