Information and Privacy Commissioner, Ontario, Canada

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, Ontario, Canada

ORDONNANCE PROVISOIRE PO-3293-I

Appel PA10-143

Commission des services financiers de l’Ontario

Le 15 janvier 2014

Résumé : L’appelante a demandé l’accès à des renseignements concernant un régime de retraite. La Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) lui a divulgué certains renseignements mais en a retranché d’autres en soutenant qu’ils faisaient l’objet d’une exception en vertu de la Loi. L’appelante a soutenu que d’autres documents existaient nécessairement. Après la médiation, le caractère raisonnable des recherches effectuées par la CSFO en vue de trouver des documents est devenu le seul enjeu dans cet appel. La présente ordonnance provisoire oblige la CSFO à mener d’autres recherches ciblées en vue de localiser des documents pertinents, mais elle confirme à tous les autres égards la décision de la CSFO énoncée dans sa lettre de décision du 30 mars 2010.

Dispositions législatives pertinentes : Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée , L.R.O. 1990, chap. F.31 , telle que modifiée : paragraphe 10 (1) et alinéas 24 (1) a) et b).

CONTEXTE

[1] La Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) a reçu une demande à plusieurs volets en vertu de la Loi pour obtenir l’accès à des renseignements concernant un régime de retraite. La CSFO a divisé la demande en deux parties; elle a décrit la première comme étant une demande de documents personnels et la seconde comme une demande de documents généraux .

[2] Tel qu’indiqué dans le rapport de la médiatrice, dans la demande de documents personnels, l’auteure de la demande voulait obtenir au départ l’accès à tous les documents et à toute la correspondance portant son nom et le nom d’une autre personne nommée pour la période allant de janvier 1993 à la date de la demande. Plus tard, cette demande a été modifiée de sorte que l’auteure de la demande ne réclamait plus l’accès aux documents contenant le nom de l’autre personne.

[3] Dans sa lettre de décision du 26 février 2010, la CSFO a accordé un accès partiel aux documents qu’elle jugeait pertinents à la demande de documents personnels . Elle a invoqué le paragraphe 21 (1) de la Loi (atteinte à la vie privée) pour refuser l’accès à d’autres documents.

[4] Ensuite, en réponse à une autre modification de la demande, la CSFO a mené une deuxième recherche pour localiser ce qui suit :

• • tous les documents et toute la correspondance qui contenaient le nom de l’auteure de la demande détenus par la CSFO durant la période de janvier 1993 au 19 février 2010;
• • quatre documents identifiés dans un courriel daté du 4 mars 2010.

[5] Ces quatre documents étaient décrits ainsi dans le courriel daté du 4 mars 2010 :

• • courriel au [surintendant adjoint des régimes de retraite de la CSFO], 8 janv. 2010;
• • télécopie de [agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] prouvant qu’elle avait reçu des documents de [administrateur du régime de retraite d’une entreprise nommément désignée] l’été dernier;
• • tout document vous décrivant comme nouvelle participante au régime de retraite, et liste des participants ayant perdu leur emploi;
• • courriels entre vous et [agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] datés du 25 oct. 2009 à 16 h 16, du 1^er oct. 2009 à 17 h 43 et du 4 déc. à 12 h 11.

[6] Le courriel daté du 4 mars 2010 se terminait comme suit :

[Traduction]

Enfin, en ce qui concerne votre demande d’accès à la totalité des télécopies, lettres ou courriels de [entreprise nommément désignée] ou de l’administrateur , ces renseignements ne font pas partie de cette demande de renseignements personnels. Ces documents peuvent faire partie des documents pertinents pour le dossier [numéro de dossier] à l’égard duquel nous avons fourni une estimation modifiée des droits datée du 10 février 2010.

[7] La CSFO avait attribué le numéro de dossier en question à la demande de documents généraux de l’appelante.

[8] La CSFO a localisé certains documents pertinents et a produit une autre lettre de décision datée du 30 mars 2010, accordant leur divulgation à l’auteure de la demande. Elle a également précisé qu’elle avait été incapable de localiser ou de récupérer certains autres documents :

Le courriel que vous avez envoyé à [agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] en date du 25 octobre 2009 à 16 h 16, n’est pas inclus; nous n’avons pas été en mesure de le récupérer.

[…], le secteur du programme n’a pas trouvé de document qui vous décrit à titre de nouvelle participante au régime de retraite ni de liste des participants ayant perdu leur emploi. Par conséquent, il a été établi qu’il n’existe aucun dossier.

[9] L’auteure de la demande (désormais l’appelante) a interjeté appel de la décision de la CSFO du 30 mars 2010.

[10] Pendant la médiation, la CSFO a effectué d’autres recherches en vue de localiser certains articles que l’appelante avait mentionnés, puis des documents que la CSFO, d’après elle, n’avait pas joint à ses réponses précédentes.

[11] L’appelante a informé la médiatrice qu’elle n’était pas satisfaite des résultats des différentes recherches menées par la CSFO. Par conséquent, le caractère raisonnable des recherches menées par la CSFO pour localiser des documents pertinents demeurait en cause dans cet appel.

[12] La médiation n’ayant pas permis de régler le différend, l’appel est passé au stade de l’arbitrage, dans le cadre duquel un arbitre mène une enquête en vertu de la Loi.

[13] Pour commencer, j’ai envoyé un avis d’enquête énonçant les faits et les enjeux de cet appel à la CSFO, qui a répondu par affidavit. J’ai fourni à l’appelante un avis d’enquête ainsi qu’une traduction de l’affidavit. L’appelante a répondu en présentant ses propres observations.

OBSERVATION PRÉLIMINAIRE

[14] Dans sa correspondance avec le CIPVP et ses observations, l’appelante se dit préoccupée par le rôle de la CSFO relativement aux fonds de retraite, la façon dont la CSFO a traité ses demandes d’accès à l’information et la conduite des membres du personnel de la CSFO. Elle décrit également de façon très détaillée les divers types de renseignements qu’elle veut obtenir en ce qui concerne le régime de retraite. Mon champ de compétence est régi par la Loi. En outre, d’après le rapport de la médiatrice, cette affaire ne concerne que le caractère raisonnable des recherches. En l’occurrence, je me prononcerai donc uniquement sur le caractère adéquat des recherches que la CSFO a menées en vue de localiser des documents pertinents qui sont visés par cet appel, tel qu’indiqué ci-dessous.

PORTÉE DE L’APPEL

[15] L’article 24 de la Loi impose certaines obligations aux auteurs de demande et aux institutions en ce qui a trait aux demandes d’accès à des documents. Il est libellé notamment comme suit :

1. (1) L’auteur de la demande d’accès à un document :
   1. a) s’adresse par écrit à l’institution qui, à son avis, a la garde ou le contrôle du document;
   2. b) fournit les détails suffisants permettant à un employé expérimenté de l’institution, à la suite d’une démarche normale, d’identifier le document;

      […]

2. (2) Dans le cas d’insuffisance de la description du document requis, l’institution en avise l’auteur de la demande et lui fournit l’aide nécessaire afin de formuler celle-ci à nouveau et de la rendre conforme au paragraphe (1).

[16] L’institution doit faire une interprétation libérale de la demande pour se conformer à l’objet et à l’esprit de la Loi. En règle générale, en cas d’ambiguïté dans la demande, l’interprétation devrait être favorable à son auteur¹.

[17] Cela dit, les parties peuvent convenir de modifier la portée de la demande et de l’appel au stade de la demande, pendant la médiation ou durant l’arbitrage.

[18] L’appelante et la CSFO se sont envoyés de nombreux courriels concernant la demande d’accès à l’information de l’appelante avant que celle-ci n’interjette appel de la décision du 30 mars 2010. Après que l’appel a été interjeté, l’appelante et la médiatrice se sont envoyé d’autres courriels. Ces échanges révèlent que la portée de la demande semblait varier constamment. Afin que je puisse trancher cet appel, je dois fixer la portée de la demande à un moment précis puis déterminer si la CSFO a mené des recherches raisonnables en vue de localiser des documents pertinents.

[19] Il est possible de choisir parmi de nombreuses dates. Cependant, une seule décision a été portée en appel, c’est-à-dire la décision de la CSFO énoncée dans sa lettre du 30 mars 2010. Je considère que cette décision, sous réserve de mon analyse ci‑dessous, encadre les questions en cause dans cet appel et établit les paramètres qui circonscrivent la portée de l’appel.

[20] Cette lettre de décision du 30 mars 2010 est libellée comme suit :

À la suite de nos communications par courrier électronique, la deuxième recherche que vous avez demandée pour vos dossiers personnels est maintenant terminée.

Vous avez demandé :

• Tous les documents et toute la correspondance à votre nom détenus par la Commission des services financiers de l’Ontario durant la période de janvier 1993 au 19 février 2010;

• Les quatre éléments nommés dans mon courriel du 4 mars 2010 […] (en pièces jointes).

Les dossiers répondant à votre demande sont prêts à être livrés. Aucune exemption n’a été appliquée aux dossiers. […]

[…]

Vous trouverez ci-joints les dossiers 8, 9, 10 et 11, qui représentent trois des quatre éléments décrits dans mon courriel du 4 mars. Ces dossiers ont été retrouvés dans la deuxième recherche et vous sont remis sans frais. Le courriel que vous avez envoyé à [agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO], en date du 25 octobre 2009 à 16 h 16, n’est pas inclus; nous n’avons pas été en mesure de le récupérer.

En ce qui a trait au quatrième élément, le secteur du programme n’a pas trouvé de document qui vous décrit à titre de nouvelle participante au régime de retraite ni de liste des participants ayant perdu leur emploi. Par conséquent, il a été établi qu’il n’existe aucun dossier.

[…]

[21] Tel qu’indiqué plus haut, le deuxième point du courriel daté du 4 mars 2010 a été décrit comme étant une demande de télécopie de [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] prouvant qu’elle avait reçu des documents de [l’administrateur du régime de retraite d’une entreprise nommément désignée] l’été dernier . Cependant, à mon avis, il ne s’agit pas d’une description fidèle de la demande de l’appelante à cet égard.

[22] Dans ses échanges par courriel avec la CSFO, tant avant qu’après le dépôt de la demande et la réception de la lettre de décision en cause dans cet appel, l’appelante a soutenu que l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO n’avait pas divulgué toutes les pages des documents qu’elle avait reçues de l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée. Elle maintient cette affirmation dans ses observations.

[23] L’appelante a attiré l’attention sur un document que l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO lui avait fait parvenir après l’avoir reçu de l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée. D’après l’appelante, la CSFO aurait dû recevoir avec ce document une lettre d’accompagnement quelconque. Sinon, la date de réception aurait été tamponnée sur le document lui-même. À mon avis, la portée de la demande dans cet appel s’étend donc au caractère raisonnable des recherches qu’a effectuées la CSFO en vue de localiser la correspondance qui accompagnait éventuellement le document d’une page, ou une copie de cette page sur laquelle la date de réception a été tamponnée.

RECHERCHES RAISONNABLES POUR LOCALISER DES DOCUMENTS

[24] Le paragraphe 10 (1) de la Loi se lit en partie comme suit :

[…] Chacun a un droit d’accès à un document ou une partie de celui-ci dont une institution a la garde ou le contrôle, sauf dans l’un ou l’autre des cas suivants […]

[25] Aux termes de ce paragraphe, la Loi s’applique uniquement aux documents dont l’institution a la garde ou le contrôle.

[26] Lorsque l’auteur d’une demande soutient qu’il existe d’autres documents que ceux que l’institution a identifiés, il faut alors décider si l’institution a fait des recherches raisonnables pour localiser les documents conformément à l’article 24 de la Loi².

[27] Si je suis convaincu que les recherches faites ont été raisonnables dans les circonstances, je confirmerai la décision de l’institution. Dans le cas contraire, je pourrai ordonner que des recherches supplémentaires soient effectuées.

[28] La Loi n’exige pas que l’institution prouve sans l’ombre d’un doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit présenter des preuves suffisantes démontrant qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour identifier et localiser les documents pertinents³. Pour être pertinents, les documents doivent être raisonnablement reliés à la demande⁴.

[29] Bien qu’il soit rarement possible pour l’auteur d’une demande d’indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir une base raisonnable permettant de conclure que ces documents existent⁵.

[30] L’institution sera tenue de mener une autre recherche si elle ne produit pas une preuve suffisante démontrant qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour identifier et localiser tous les documents pertinents dont elle a la garde ou le contrôle⁶.

Observations de la CSFO

[31] Les observations de la CSFO se composaient d’un affidavit de son responsable intérimaire des opérations relatives aux régimes de retraite (le responsable) qui, lorsque la demande a été déposée, était coordonnateur de l’accès à l’information de la Direction des régimes de retraite. Une copie du calendrier de conservation des documents de la CSFO était jointe à cet affidavit, dont une grande partie décrit la nature changeante des demandes de l’appelante et les tentatives de l’institution d’y répondre.

[32] Le responsable affirme qu’après que la CSFO a reçu la demande de l’appelante, qui réclamait des documents contenant son nom se trouvant dans le dossier du régime de retraite d’une entreprise désignée (la demande personnelle) :

… [L’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] à qui le dossier du régime de [l’entreprise désignée] avait été affecté, et moi avons commencé à réunir des renseignements et à les analyser.

[L’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] et moi avons examiné tous les dossiers utiles sur place, notamment les dossiers suivants relatifs au régime de [l’entreprise désignée] : correspondance, documents sur le régime, travaux en cours et débordement. [L’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] a fait des photocopies de tous les documents et les a répartis dans trois catégories : communication complète, communication sous une forme dépersonnalisée et documents à retenir. Aucun document ne se classait dans la troisième catégorie. En tant que coordonnateur pour la Direction des régimes de retraite, j’ai ensuite communiqué les documents au coordonnateur de la CSFO.

En outre, nous avons fait venir quatre boîtes de rangement contenant toutes les données historiques sur le régime de [l’entreprise désignée] qui se trouvaient dans les locaux d’entreposage de la CSFO. [L’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] et moi avons suivi la même procédure que celle expliquée [ci-dessus]. Après avoir examiné les documents répartis dans les trois mêmes catégories, je les ai communiqués au coordonnateur de la CSFO. Encore une fois, il n’y avait aucun document dans la troisième catégorie.

[33] Le responsable décrit ensuite les mesures que la CSFO en réponse à la deuxième demande de recherche de l’appelante :

Vers le 3 mars 2010, une deuxième demande de recherche (la deuxième demande ) a été présentée. Cette demande visait tous les documents versés au dossier du régime du [l’entreprise désignée] jusqu’au 19 février 2010 dans lesquels figurait le nom de la requérante.

Les documents ci-dessous étaient également demandés :

a) le courriel du 8 janvier 2010 que la requérante a envoyé à […], qui est le surintendant adjoint des régimes de retraite a la CSFO […] et à qui le surintendant des services financiers (le directeur général de la CSFO) a délégué des pouvoirs pour toutes les questions touchant les régimes de retraite;

b) la télécopie que [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] a transmise à la requérante à l’été 2009 concernant l’accusé de réception du document de [l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée] (la personne assumant les fonctions d’administrateur du régime de [l’entreprise désignée]);

c) tout document où la requérante figure comme nouvelle participante au régime de retraite et la liste des employés qui ont perdu leur emploi;

d) les courriels que la requérante et [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] se sont échangés les 1^er et 25 octobre et le 4 décembre 2009.

Après la réception de la deuxième demande, [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] et moi avons suivi la même procédure que celle mentionnée […] ci-dessus.

De plus, on a envoyé un courriel à tous les membres du personnel de la Direction des régimes de retraite pour demander à chacun de faire une recherche dans sa base du données de courriels et de me faire parvenir, le cas échéant, les courriels envoyés à la requérante ou reçus d’elle. Cette recherche comprenait tant les courriels actuels que les courriels supprimés.

J’ai examiné les documents trouvés durant la deuxième recherche et je les ai fournis au coordonnateur de la CSFO. Une fois de plus, il n’y avait aucun document dans la troisième catégorie, c.-à-d. les documents à retenir.

Les documents visés au point c) et le courriel du 25 octobre visé au point d) de la deuxième demande […] ne figuraient pas dans ma réponse parce qu’on ne les a pas trouvés durant la recherche. Quant aux documents indiqués aux points a) et b) et aux courriels du 1^er octobre et du 4 décembre vises au point d), ils étaient inclus dans ma réponse.

[…]

[34] Le responsable aborde ensuite les demandes d’accès de l’appelante à l’issue de la médiation :

En août 2010, le coordonnateur de la CSFO a été informé que la demande personnelle et la deuxième demande faisaient l’objet d’un appel (PA10‑143) déposé par la requérante, qui alléguait ne pas avoir reçu tous les documents précisés dans ses demandes, et que la requérante avait maintenant recours aux services d’un médiateur du Bureau de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée.

Le 25 août 2010, le coordonnateur de la CSFO a signalé que la requérante avait demandé quatre autres documents par l’entremise du médiateur :

a) une copie des documents signés approuvant le transfert du régime de [l’entreprise désignée] au régime de [une autre entreprise désignée] entre 1997 et 2000;

b) une copie du message que [l’administrateur du régime de retraite d’une entreprise nommément désignée], a transmis par télécopieur à la CSFO durant l’été 2009 et qui a été envoyé de nouveau à la CSFO en janvier 2010;

c) une copie du permis de conduire de la requérante que celle-ci a transmise par télécopieur à la CSFO le 14 janvier 2010;

d) tout autre document concernant la cessation du régime de [l’entreprise désignée].

Le 31 août 2010, j’ai informé le coordonnateur de la CSFO que les documents visés aux points a) et d) de la liste ci-dessus n’existaient pas. Au sujet du point d), j’ai indiqué qu’il n’avait pas été mis fin au régime de [l’entreprise désignée] et que, par conséquent, il n’existait aucun document concernant la cessation de ce régime. Quant au point a), j’ai signalé que le transfert au régime de [une autre entreprise désignée] avait été effectué au moyen d’un accord réciproque et qu’il n’y avait donc pas de rapport sur le transfert. Par ailleurs, j’ai précisé que, même si les documents visés aux points a) et d) avaient existé, le nom de la requérante n’y aurait pas figuré. Le 2 septembre 2010, les documents mentionnés aux points b) et c) de la liste ci-dessus ont été fournis au Bureau ATPVP du ministère.

…

Le 8 août 2011, le coordonnateur de la CSFO a reçu du Bureau de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée un courriel indiquant que le médiateur avait demandé une recherche concernant les documents suivants qui, selon la requérante, n’étaient pas joints aux réponses :

a) un courriel que la requérante a envoyé au surintendant adjoint des régimes de retraite le 29 janvier 2010;

b) un message que la requérante a transmis par télécopieur au surintendant adjoint des régimes de retraite le 29 janvier 2010;

c) un courriel que la requérante a fait parvenir à [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] le 27 août 2009;

d) un courriel que la requérante a envoyé à [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] le 28 août 2009;

e) un courriel que la requérante a transmis à [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] le 25 septembre 2009.

Le 10 août 2011, j’ai informé le coordonnateur de la CSFO que le document visé au point e) ci-dessus était inclus dans la réponse à la demande personnelle et que le document mentionné au point b) n’existait nulle part dans les dossiers de la CSFO. En outre, j’ai signalé que c’était par inadvertance qu’on avait omis d’inclure les documents des points a), c) et d) dans la réponse à la demande personnelle, et ce, à cause de la quantité importante de dossiers examinés. Les courriels mentionnés aux points a), c) et d) ont été transmis par courriel sous forme de pièces jointes au Bureau AIPVP du ministère le 10 août 2011. Ce dernier a indiqué que lorsqu’il avait transmis les documents au Bureau de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, on lui avait répondu que la requérante ne souhaitait pas obtenir une copie de ces documents; elle voulait simplement vérifier si le ministère les avait en sa possession.

Je suis convaincu que tous les documents pouvant être utiles à l’enquête qui ont été trouvés et identifiés dans le cadre des recherches mentionnées ci-dessus ont été fournis au Bureau AIPVP du ministère à la suite des demandes qui ont été présentées. Aucune exemption prévue par la LAIPVP n’a été demandée. Seuls quelques renseignements personnels ont été retranchés. Tout le reste a été communiqué à la requérante, à l’exception des documents qui n’existaient pas, et les raisons de l’omission sont précisées ci-dessus.

Observations de l’appelante

[35] L’appelante a fourni des observations écrites avec documents à l’appui, y compris un certain nombre de courriels entre elle et la CSFO. Elle a demandé que soit préservée la confidentialité des courriels accompagnant ses observations écrites.

[36] En ce qui concerne le caractère raisonnable des premières et deuxièmes recherches, l’appelante soutient que les premières recherches avaient été inadéquates car elles n’avaient pas permis de localiser une copie de la lettre que l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO avait déjà envoyée à l’appelante et qui était datée du 29 janvier 2010. L’appelante a fait valoir que les deuxièmes recherches avaient été tout aussi inefficaces, car il s’agissait de recherches internes alors que l’appelante avait demandé l’accès à des courriels ou télécopies externes que l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée avait envoyés à la CSFO.

[37] L’appelante soutient qu’elle n’a pas reçu tous les documents pertinents que l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO avait reçus de l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée en 2009. Elle fait valoir qu’un administrateur de régime de retraite n’envoie pas de document sans joindre de lettre d’accompagnement ou de présentation. Elle affirme également que cette lettre peut être récupérée et reproduite en cas de perte. Faute d’une telle lettre, la date de réception serait tamponnée sur le document lui-même.

[38] En bref, l’appelante demande ce qui suit :

Je vous prie M. l’arbitre de faire en sorte que [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] ou les responsables de l’accès ou les techniciens en informatiques, retrace toute la correspondance entre [l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée] et [l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO] me concernant et me l’a fasse parvenir […]

[…]

Je suis convaincue qu’il y avait une lettre accompagnatrice ou un email ou un fax.

[39] Essentiellement, l’appelante réclame une recherche plus rigoureuse sur le plan technologique que celle qui a été effectuée.

Analyse et conclusion

[40] La Loi n’exige pas que l’institution prouve sans l’ombre d’un doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit présenter des preuves suffisantes démontrant qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour identifier et localiser les documents pertinents dont elle a la garde et le contrôle.

[41] À mon avis, sauf dans un cas, les recherches que la CSFO a effectuées, notamment dans des courriels supprimés, ont été à la fois raisonnables et approfondies. L’affidavit que la CSFO a fourni montre qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour répondre à la demande de l’appelante tel que décrit dans sa lettre de décision du 30 mars 2010, et il explique en profondeur pourquoi elle n’a la garde ou le contrôle d’aucun autre document pertinent. Je constate qu’au moment où elle a produit l’affidavit, la CSFO n’avait pas encore traité la demande d’accès de l’appelante à des documents généraux provenant de sources externes. Il se pourrait que les documents que l’appelante recherche soient visés par cette demande. Sinon, elle a le loisir de présenter une nouvelle demande d’accès à l’information.

[42] L’exception à laquelle je fais allusion ci-dessus a trait au fait qu’à mon avis, le ministère n’a pas fourni de renseignements adéquats sur les recherches menées relativement au document contenu dans la correspondance que l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO a fait parvenir à l’appelante en janvier 2010⁷. Tel qu’indiqué plus haut, cet agent a reçu ce document de l’administrateur du régime de retraite de l’entreprise désignée avant de l’envoyer à l’appelante. J’ordonne donc à la CSFO de mener d’autres recherches en vue de localiser une lettre d’accompagnement qui était peut-être jointe au document d’une page que l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO a reçu de l’administrateur, ou une copie de ce document d’une page portant le tampon de la date à laquelle la CSFO l’a reçu. La CSFO doit préciser les documents visés par les recherches, l’endroit où ces recherches ont été menées, les méthodes de recherche employées, le moment où chaque étape de ces recherches a été franchie, qui a été consulté pendant ces recherches et les résultats de celles-ci.

[43] À tous les autres égards, je suis convaincu que les recherches que la CSFO a menées en vue de localiser des documents pertinents dont elle avait la garde ou le contrôle étaient conformes à ses obligations en vertu de la Loi.

ORDONNANCE

1. 1. J’ordonne à la CSFO de mener d’autres recherches ciblées en vue de localiser des documents pertinents, conformément à ma décision ci-dessus. Je lui ordonne également de me fournir un affidavit fait sous serment de la ou des personnes qui mèneront ces recherches et décrivant celles-ci d’ici le 20 février 2014. Cet affidavit doit comprendre au moins les renseignements suivants :
   1. a) des renseignements sur les signataires de l’affidavit décrivant leurs qualifications, leur poste et leurs fonctions;
   2. b) une déclaration décrivant leur connaissance et compréhension de l’objet de la demande;
   3. c) les dates auxquelles ces personnes ont effectué les recherches ainsi que le nom et le poste des personnes qui ont été consultées, le cas échéant;
   4. d) des renseignements sur les types de dossiers qui ont été consultés, la nature et l’emplacement des recherches et les mesures prises pour mener ces recherches;
   5. e) les résultats des recherches;
   6. f) si, à l’issue des recherches supplémentaires, on constate qu’il y a déjà eu des documents pertinents mais que ces documents n’existent plus, des précisions sur le moment où ces documents ont été détruits et notamment des renseignements sur les politiques et les pratiques de conservation des documents, comme des preuves de calendrier de conservation.
2. 2. Le ou les affidavits susmentionnés doivent être envoyés à mon attention au Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, 2, rue Bloor Est, Bureau 1400, Toronto (Ontario) M4W 1A8. Ces affidavits pourront être divulgués à l’appelante, sauf si une question de confidentialité l’emporte. La procédure de présentation et d’échange des observations est expliquée dans la Directive de pratique n° 7 du CIPVP.
3. 3. Si des documents pertinents sont localisés à l’issue de ces recherches supplémentaires, j’ordonne à la CSFO de remettre une lettre de décision à l’appelante concernant l’accès à ces documents conformément aux articles 26, 28 et 29 de la Loi.
4. 4. Je demeure saisi de cet appel pour ce qui est de la conformité à la présente ordonnance provisoire ou de toute autre question en suspens découlant de cet appel.
5. 5. À tous les autres égards, je confirme la décision de la CSFO.

Original signed by: Steven Faughnan Arbitre

Le 15 janvier 2014

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¹ Ordonnances P-134 et P-880.

² Ordonnances P-85, P-221 et PO-1954-I.

³ Ordonnances P-624 et PO-2559.

⁴ Ordonnance PO-2554.

⁵ Ordonnance MO-2246.

⁶ Ordonnance MO-2185.

⁷ La lettre d’accompagnement de l’agent des régimes de retraite nommément désigné de la CSFO à l’appelante était datée du 29 janvier 2010.