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MO-2463

Collection Access to Information Orders
Date 2009-10-01
Numéros de dossier MA08-55
FR Adjudicators Colin Bhattacharjee
Type Order
FR Applicable Legislation MFIPPA; MFIPPA - 2(1) personal information (a); MFIPPA - 13; MFIPPA - 14(1); MFIPPA - 17; MFIPPA - 38(a); MFIPPA - 2(2.1)
Résumé :

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Contenu de la décision

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ORDONNANCE MO-2463

 

Appel MA08-55

 

Conseil scolaire de district des

écoles catholiques du Sud-Ouest

 

NATURE DE L’APPEL

 

Le Conseil scolaire de district des écoles catholiques du Sud-Ouest (le « Conseil  ») a reçu une demande d’accès aux renseignements suivants en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la « Loi ») :

 

  1. Copie de tout document à mon égard reçu par [une école nommée] qui a occasionné un avis m’interdisant l’accès à l’école;

 

  1. Copie de tout document interne et externe, incluant mais non limité aux notes de service, courriels, comptes-rendus de conversation téléphoniques, etc...concernant mon interdiction d’avoir accès à l’école;

 

  1. Copie de tout document interne et externe, incluant mais non limité aux notes de service, courriels, comptes-rendus de conversation téléphoniques, etc...indiquant que j’ai insulté le personnel de l’école.

 

Le Conseil a localisé des documents visés par la demande. Il a ensuite remis une lettre de décision à l’auteur de la demande lui accordant l’accès à sept documents, mais lui refusant l’accès à 17 documents conformément aux exceptions discrétionnaires figurant à l’article 13 (menace à la santé ou à la sécurité) et à l’alinéa 38 b) (vie privée) de la Loi. Ces documents comprennent des notes sur des conversations téléphoniques et des courriels (documents 1 à 16) et une lettre (document 17).

 

L’auteur de la demande (désormais l’appelant) a interjeté appel de la décision du Conseil devant le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (le « CIPVP »), qui a nommé une médiatrice chargé d’aider les parties à résoudre les questions en litige. Pendant la médiation, le Conseil a délivré une lettre de décision modifiée à l’appelant lui accordant l’accès à la plupart des renseignements contenus dans les 17 documents qui demeurent en litige. Les seuls renseignements que le Conseil a décidé de ne pas divulguer sont les noms de certains de ses employés et conseillers scolaires mentionnés dans les documents 1 à 16 ainsi que les coordonnées de la fille de l’appelant et de son partenaire contenues dans le document 17. Le Conseil a refusé l’accès à ces renseignements conformément à l’article 13 et à l’alinéa 38 b) de la Loi.

 

Certains des documents semblent contenir des renseignements personnels sur l’appelant. Par conséquent, l’exception discrétionnaire énoncée à l’alinéa 38 a) (droit d’accès à ses propres renseignements personnels), à la lumière de l’article 13, pourrait être en cause dans cet appel.

 

L’appelant a dit à la médiatrice qu’à son avis, il existe des documents supplémentaires qui seraient visés par sa demande. Par conséquent, la question de savoir si le Conseil a effectué des recherches raisonnables pour localiser les documents pertinents est également en cause dans cet appel.

 

Le présent appel n’a pas été réglé par la médiation et a été renvoyé à l’arbitrage. Pour commencer, j’ai demandé au Conseil de fournir des observations. Le Conseil m’a présenté des observations.

 

J’ai ensuite envoyé le même avis d’enquête à l’appelant, avec les observations non confidentielles du Conseil. Certains éléments des observations du Conseil n’ont pas été divulgués à l’appelant car ils sont visés par les critères de confidentialité du CIPVP sur la communication des observations. En réponse à cet avis, l’appelant a présenté des observations au CIPVP.

 

DOCUMENTS

 

Les renseignements qui demeurent en cause dans les documents sont les noms de certains employés et conseillers scolaires du Conseil figurant dans les documents 1 à 16 ainsi que les coordonnées de la fille de l’appelant et de son partenaire contenus dans le document 17.

 

ANALYSE

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Principes généraux

 

Pour déterminer quelles dispositions de la Loi peuvent s’appliquer, il faut établir si les documents contiennent des « renseignements personnels » et, le cas échéant, à qui ces renseignements ont trait. Cette expression est définie au paragraphe 2 (1) de la Loi :

 

« renseignements personnels » Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment :

 

a)         des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;

 

b)         des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;

 

c)         d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;

 

d)         de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;

 

e)         de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier;

 

f)         de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, de même que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;

 

g)         des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;

 

h)         du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier;

 

La liste d’exemples donnée au paragraphe 2 (1) n’est pas exhaustive. Par conséquent, les renseignements qui n’entrent pas dans les catégories mentionnées aux alinéas a) à h) peuvent tout de même être considérés comme des renseignements personnels [ordonnance 11].

 

Le paragraphe 2 (2.1) soustrait certains renseignements à la définition de « renseignements personnels ». Il est libellé comme suit :

 

Les renseignements personnels excluent le nom, le titre, les coordonnées et la désignation d’un particulier qui servent à l’identifier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles.

 

Pour que des renseignements soient considérés comme des renseignements personnels, il faut qu’on puisse raisonnablement s’attendre à ce que le particulier puisse être identifié si les renseignements sont divulgués [ordonnance PO-1880, confirmée en révision judiciaire dans Ontario (Attorney General) v. Pascoe, [2002] O.J. No. 4300 (C.A.)].

 

Analyse et constatations

 

Pour les raisons qui suivent, je juge que les documents contiennent des renseignements personnels sur l’appelant, sa fille et le partenaire de sa fille. Cependant, les renseignements concernant les employés et les conseillers scolaires du Conseil qui sont contenus dans les documents concernent leurs attributions professionnelles ou officielles et ne sont pas des renseignements personnels.

 

L’appelant, sa fille et le partenaire de sa fille

 

Les documents 1 à 16 contiennent les points de vue ou opinions d’autres particuliers sur l’appelant. Ces renseignements sont visés par l’alinéa g) de la définition de « renseignements personnels » figurant au paragraphe 2 (1) de la Loi. En outre, ces documents contiennent le nom de l’appelant, qui accompagne d’autres renseignements personnels qui le concernent. Ces renseignements sont visés par l’alinéa h) de la définition de « renseignements personnels » du paragraphe 2 (1). Bref, je conclus que les documents 1 à 16 contiennent des renseignements personnels sur l’appelant.

 

Le Conseil soutient que les coordonnées de la fille de l’appelant et de son partenaire contenues dans le document 17, qu’il a refusé de divulguer, représentent des « renseignements personnels » à leur sujet. Je suis d’accord avec cette affirmation. L’alinéa d) de la définition énoncée au paragraphe 2 (1) prévoit que l’adresse et le numéro de téléphone d’un particulier qui peut être identifié sont des renseignements personnels sur ce particulier. Les coordonnées figurant dans le document 17 comprennent l’adresse domiciliaire et les numéros de téléphone de la fille de l’appelant et de son partenaire. Je juge donc que ces coordonnées sont des « renseignements personnels » au sens de la définition du paragraphe 2 (1) de la Loi.

 

Employés et conseillers scolaires du Conseil

 

Le Conseil soutient que les noms de ses employés et conseillers scolaires figurant dans les documents 1 à 16 sont des « renseignements personnels » à leur sujet parce qu’ils documentent des interactions que ces particuliers ont eues avec l’appelant hors du contexte de leurs attributions professionnelles ou officielles :

 

[L]es notes manuscrites, les échanges de courriel, et les notes dactylographiées en cause sont le reflet de leurs interactions avec [l’appelant], lesquelles tombent en dehors des interactions qu’ils ont dans le cadre ordinaire de leurs fonctions. Ainsi, permettre la divulgation des noms des individus permettrait de les lier à ces points de vue, lesquels constituent des informations personnelles. Le Conseil soumet ainsi que les noms masqués des individus concernés constituent des « renseignements personnels » souscrivant au même raisonnement de la CIPVP dans l’ordonnance PO-2642 ...

 

Dans l’ordonnance PO-2642, l’arbitre Catherine Corban a jugé que le nom d’un employé de l’Université Queen’s représentait un « renseignement personnel » sur un autre particulier :

 

            [Traduction]

L’université n’a pas divulgué le nom d’un employé particulier. Elle soutient que sa divulgation « donnerait à l’appelant un contexte suffisant pour lui permettre d’identifier les particuliers ou le contenu du document ». J’ai examiné les parties des documents où le nom de l’employé apparaît, et je reconnais que c’est le cas. À mon avis, le nom de ce particulier, même s’il est indiqué en raison de ses attributions professionnelles, représente un renseignement personnel sur l’une des parties concernées car sa divulgation permettrait non seulement d’identifier ce particulier mais également de révéler des renseignements personnels à son sujet…

 

Je ne suis pas convaincu que comme le prétend le Conseil, les noms de ses employés et conseillers scolaires représente des « renseignements personnels ». Le paragraphe 2 (2.1) de la Loi exclut clairement le nom d’un particulier de la définition de « renseignements personnels » s’il sert à l’identifier par rapport à ses attributions professionnelles ou officielles. Les interactions de l’appelant avec certains employés et conseillers scolaires du Conseil, qui sont décrites dans les documents 1 à 16, avaient trait presque entièrement aux attributions professionnelles ou officielles de ces personnes. Quelques-unes de ces interactions semblent avoir eu lieu hors du lieu de travail, mais je ne crois pas que cela suffise pour considérer les renseignements qui concernent ces particuliers comme étant des renseignements personnels.

 

En outre, les circonstances de cet appel se distinguent de celles qui sont décrites dans l’ordonnance PO-2642. Contrairement à cette dernière ordonnance, la divulgation du nom des employés et conseillers scolaires ne permettrait pas d’identifier un autre particulier ni de révéler des renseignements personnels à son sujet. Je juge donc que le raisonnement exposé dans l’ordonnance PO-2642 ne s’applique pas en l’espèce.

 

Je considère donc que les noms des employés et conseillers scolaires du Conseil qui figurent dans les documents 1 à 16 représentent des renseignements de nature professionnelle ou officielle concernant ces particuliers. Ils ne sont pas des « renseignements personnels » au sens du paragraphe 2 (1) de la Loi.

 

DROIT D’ACCÈS D’UN PARTICULIER AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUI LE CONCERNENT; MENACE À LA SANTÉ OU À LA SÉCURITÉ

 

Principes généraux

 

Le paragraphe 36 (1) de la Loi confère aux particuliers le droit général d’accéder aux renseignements personnels les concernant dont une institution a la garde. L’article 38 prévoit un certain nombre d’exceptions à ce droit.

 

L’alinéa 38 a) est libellé comme suit :

 

La personne responsable peut refuser de divulguer au particulier concerné les renseignements personnels :

 

dont la divulgation est régie par l’article 6, 7, 8, 8.1, 8.2, 9, 10, 11, 12, 13 ou 15.

 

L’alinéa 38 a) de la Loi reconnaît la nature particulière des demandes d’accès à ses propres renseignements personnels et la volonté de l’Assemblée législative de conférer aux institutions le pouvoir d’accorder aux auteurs de demande l’accès aux renseignements personnels qui les concernent [ordonnance M-352].

 

Pour donner effet à l’intention de l’Assemblée législative de distinguer les demandes d’accès à ses propres renseignements personnels des autres demandes, le CIPVP a élaboré une démarche visant à déterminer si la partie I ou II de la Loi s’applique. C’est l’ensemble du document qui est pris en compte, pas seulement les paragraphes, phrases ou mots qu’il contient. Dans le cas des documents dont on constate qu’ils contiennent des renseignements personnels concernant l’auteur de la demande, l’institution devrait trancher la demande en se fondant sur la partie II de la Loi. Pour ce qui est des documents qui ne contiennent pas de renseignements personnels sur l’auteur de la demande, cette décision devrait être fondée sur la partie I [ordonnance M-352].

 

En l’espèce, le Conseil soutient que les noms de ses employés et conseillers scolaires sont soustraits à l’obligation de divulgation en vertu de l’article 13, qui se trouve dans la partie I de la Loi. Or, ces mêmes documents contiennent aussi des renseignements personnels sur l’appelant. Par conséquent, l’exception qu’il est pertinent d’appliquer est celle de l’alinéa 38 a), qui se trouve dans la partie II de la Loi, en tenant compte de l’article 13.

 

L’article 13 est libellé comme suit :

 

La personne responsable peut refuser de divulguer un document s’il est raisonnable de s’attendre à ce que sa divulgation ait pour effet de compromettre gravement la santé ou la sécurité d’un particulier.

 

Résumé des observations des parties

 

Le Conseil a présenté des observations confidentielles et non confidentielles sur la question de savoir si les noms de ses employés et conseillers scolaires sont visés par une exception aux termes de l’article 13 de la Loi. Ces observations sont accompagnées d’un affidavit du surintendant de l’éducation du Conseil.

 

Dans ses observations non confidentielles, le Conseil soumet que le comportement de l’appelant constitue le type de conduite harcelante et persistante qui mérite la protection de l’article 13. Il présente la preuve suivante à l’appui de cette assertion :

 

a)         [L’appelant] a indiqué que son ange gardien était le cinquième ange au neuvième chapitre de la Bible tel que cela est noté au 4e onglet des documents divulgués en vertu de la Demande. Selon La Bible, cet ange est un ange de l’Apocalypse qui donne le signal pour infliger des tortures aux hommes;

 

b)         [L’appelant] a déclaré à maintes reprises qu’il avait du pouvoir et qu’il « connaissait des gens ». Sur ce point, lors de deux interventions particulières auprès d’un membre du personnel d’une école du Conseil, [l’appelant] a indiqué qu’il connaissait des membres de la mafia de Sarnia et qu’il connaissait notamment un dénommé « Mr. Christmas » lequel était un « chef de gang » à Sarnia. Ces deux références particulières à la mafia et aux gangs de Sarnia sont d’ailleurs notées au 11e onglet des documents partiellement divulgués;

 

c)         [L’appelant] a injurié des membres du personnel du Conseil en leur disant des bêtises et des insultes, tel que cela est noté au 11e onglet des documents partiellement divulgués. [L’appelant] a également démontré sa frustration et son mépris a l’égard du personnel du Conseil en les traitant tout des « cons », tel que cela est noté au 10e onglet des documents partiellement divulgués.

 

Le Conseil affirme également que l’appelant a obtenu le numéro de téléphone à la maison de deux conseillers scolaires qu’il a ensuite harcelés. Il soutient aussi que la conduite de l’appelant a poussé au moins un employé à appeler la police.

 

De l’avis du Conseil, cette preuve démontre que les motifs qu’il invoque pour refuser de divulguer le nom de plusieurs employés et conseillers scolaires ne sont ni frivoles ni exagérés :

 

[L]es présentes observations démontrent clairement que la conduite de [l’appelant] était délibérée et calculée pour effrayer intimider et harceler les employés et les conseillers scolaires du Conseil. Dans tous les cas, le Conseil soumet, que la conduite de [l’appelant] constitue, d’un point de vue objectif, le type de conduite « harcelante et persistante » à laquelle l’exception prévue a l’article 13 s’applique...

 

Dans ses observations, l’appelant conteste la véracité de la preuve du Conseil et affirme que ses employés ont mal interprété ses déclarations. Par exemple, il soutient qu’il a bien mentionné un certain « Mr. Christmas » dans une conversation avec un employé de l’école, mais que cette personne est en réalité un agent de la Police provinciale de l’Ontario est non un membre de la mafia.

 

Analyse et constatations

 

J’ai étudié attentivement les observations confidentielles et non confidentielles du Conseil ainsi que les observations de l’appelant. Pour les motifs que j’énoncerai plus loin, je conclus que les noms des employés et conseillers scolaires du Conseil figurant dans les documents 1 à 16 sont visés par l’exception énoncée à l’alinéa 38 a), dans le contexte de l’article 13 de la Loi.

 

Je constate d’emblée que le Conseil a divulgué la quasi-totalité des documents 1 à 16. Seul le nom de certains employés et conseillers scolaires n’a pas été divulgué. L’appelant tient à obtenir ces noms.

 

Dans Ontario (Information and Privacy Commissioner, Inquiry Officer) v. Ontario (Minister of Labour, Office of the Worker Advisor) (1999), 46 O.R. (3d) 395, la Cour d’appel de l’Ontario a déclaré ce qui suit en ce qui concerne l’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (l’équivalent provincial de l’article 13 de la Loi) :

 

            [Traduction]

La menace à la santé ou à la sécurité doit être raisonnable, mais pas nécessairement probable... [L’article] 20 prévoit qu’il faut démontrer qu’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation ait pour effet de compromettre gravement la santé ou la sécurité d’un particulier. Cette menace doit donc être fondée sur des motifs et ne doit pas être exagérée. Il n’est pas approprié d’introduire la notion de probabilité dans cette évaluation compte tenu des intérêts qui sont en jeu, notamment l’intégrité physique, qui revêt beaucoup d’importance. Il est difficile, voire impossible, de déterminer la probabilité que la vie ou la sécurité d’une personne soit menacée à la suite de la divulgation d’un document éventuellement explosif. S’il existe des motifs raisonnables de croire que la divulgation d’un document menacerait la sécurité d’une personne, le détenteur de ce document peut invoquer [l’article] 20 pour en refuser la divulgation.

 

À mon avis, le Conseil respecte les critères d’application de l’article 13 de la Loi. Il a présenté une preuve détaillée et convaincante montrant que l’appelant a eu des propos à l’endroit de ses employés et conseillers scolaires qui leur ont semblé menaçants. Dans l’ordonnance PO-2003, l’arbitre Laurel Cropley a affirmé que la crainte subjective d’un particulier, bien que pertinente, pourrait ne pas être suffisante pour justifier l’application de cette exception. Cependant, en l’espèce, je considère que la crainte subjective des employés et conseillers scolaires du Conseil a un fondement raisonnable, c’est-à-dire leurs interactions avec l’appelant. Cette crainte est donc pertinente et suffisante pour que s’applique en l’espèce l’exception énoncée à l’article 13.

 

Je reconnais que l’appelant conteste la véracité de la preuve du Conseil et soutient que ses propos ont été mal interprétés. Je suis également conscient du fait que l’appelant pourrait connaître l’identité de certains des employés et conseillers scolaires nommés dans les documents, du fait qu’il a communiqué ou a eu des interactions avec eux. Cependant, je considère que la nature et la teneur de ses communications avec les employés et conseillers scolaires du Conseil, qui sont décrites dans les documents eux-mêmes et dans les observations du Conseil, suffisent clairement pour que s’applique l’article 13. À mon avis, le Conseil a fourni une preuve d’une qualité suffisante pour démontrer que les motifs qu’il invoque pour s’opposer à la divulgation ne sont ni frivoles ni exagérés. Je considère donc que les noms des employés et conseillers scolaires figurant dans les documents 1 à 16 sont visés par l’exception de l’alinéa 38 a), dans le contexte de l’article 13 de la Loi.

 

EXERCICE DU POUVOIR DISCRÉTIONNAIRE

 

L’exception de l’alinéa 38 a), envisagée dans le contexte de l’article 13, est discrétionnaire et permet à l’institution de divulguer des renseignements même s’il lui est permis de refuser de le faire. Dans le cadre d’un appel, la commissaire peut déterminer si l’institution a exercé son pouvoir discrétionnaire ou non.

 

Elle peut également déterminer que l’institution a erré dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire, par exemple, si elle :

 

  • a exercé son pouvoir discrétionnaire de mauvaise foi ou à des fins inappropriées;

 

  • a pris en considération des facteurs non pertinents;

 

  • n’a pas pris en considération les facteurs pertinents.

 

Dans un cas comme dans l’autre, le CIPVP peut renvoyer l’affaire à l’institution pour qu’elle exerce son pouvoir discrétionnaire en fonction des facteurs appropriés [ordonnance MO-1573]. Cependant, le CIPVP ne peut pas se substituer à l’institution et exercer le pouvoir discrétionnaire à sa place [paragraphe 43 (2)].

 

Le Conseil affirme avoir tenu compte des différents facteurs dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire de refuser de divulguer les noms de ses employés et conseillers scolaires figurant dans les documents 1 à 16, et notamment des facteurs suivants :

 

Les objets de la loi : le Conseil a rendu accessible un maximum d’information concernant [l’appelant] et n’a limité la divulgation partielle qu’aux seuls noms des employés et conseillers mentionnés dans les documents.

 

....

 

Le Conseil a voulu agir en tenant compte des intérêts de [l’appelant] pour qu’il ait accès aux informations concernant son accès a l’école et ses insultes au personnel du Conseil, tel que formulé dans sa Demande, et les intérêts des membres du personnel qui ont été harcelés, insultés et/ou victimes de menaces de [l’appelant]. La divulgation partielle répond à l’essence de la Demande et protège l’identité des individus ayant communiqué leurs points de vues concernant leurs interactions avec [l’appelant].

 

Dans ses observations, l’appelant ne donne pas son point de vue sur la question de savoir si le Conseil a exercé correctement son pouvoir discrétionnaire en vertu de l’alinéa 38 a), dans le contexte de l’article 13 de la Loi, en refusant de divulguer le nom de ses employés et conseillers scolaires. Cependant, tel qu’indiqué plus haut, il conteste la véracité de la preuve du Conseil et affirme que ses propos à l’endroit des employés et conseillers scolaires du Conseil ont été mal interprétés. C’est donc dire que le Conseil aurait pris en compte des facteurs non pertinents dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire de refuser de divulguer le nom de ses employés et conseillers scolaires.

 

J’ai étudié attentivement les observations des parties. À mon avis, le Conseil a exercé son pouvoir discrétionnaire de façon appropriée en appliquant l’exception prévue à l’alinéa 38 a), dans le contexte de l’article 13 de la Loi, aux noms de ses employés et conseillers scolaires figurant dans les documents 1 à 16. Il l’a exercé de bonne foi et en tenant compte de facteurs pertinents. Je ne suis pas convaincu qu’il a agi de mauvaise foi ou qu’il a tenu compte de facteurs qui n’étaient pas pertinents pour exercer son pouvoir discrétionnaire. Je conclus donc que l’exercice du pouvoir discrétionnaire s’est fait dans les règles.

 

VIE PRIVÉE

 

Le Conseil a refusé de divulguer les coordonnées de la fille de l’appelant et de son partenaire figurant dans le document 17 en invoquant l’alinéa 38 b) de la Loi.

 

La Loi prévoit deux exceptions fondées sur la vie privée : l’exception obligatoire du paragraphe 14 (1), qui se trouve dans la partie I, et l’exception discrétionnaire de l’alinéa 38 b), qui se trouve dans la partie II.

 

Aux termes de l’exception obligatoire du paragraphe 14 (1) de la Loi, lorsqu’un document contient des renseignements personnels qui concernent uniquement un particulier autre que l’auteur de la demande, l’institution doit refuser de le divulguer sauf si cette divulgation ne représenterait pas une « atteinte injustifiée à la vie privée ».

 

En vertu de l’exception discrétionnaire de l’alinéa 38 b), si un document contient des renseignements personnels sur l’auteur de la demande et sur un autre particulier, et si la divulgation de ces renseignements représenterait une « atteinte injustifiée » à la vie privée de cet autre particulier, l’institution peut refuser de divulguer ces renseignements à l’auteur de la demande.

 

Le document 17 contient des renseignements personnels qui concernent des particuliers autres que l’appelant. Il ne contient pas de renseignements personnels sur l’appelant. Par conséquent, il faut appliquer l’exception obligatoire du paragraphe 14 (1), et non l’alinéa 38 b).

 

Lorsqu’une personne demande l’accès à des renseignements personnels concernant un autre particulier, il est interdit à l’institution en vertu du paragraphe 14 (1) de divulguer ces renseignements sauf si l’une des exceptions prévues aux alinéas 14 (1) a) à f) s’applique. En l’espèce, la seule exception qui s’applique est celle de l’alinéa 14 (1) f), qui est libellé comme suit :

 

La personne responsable ne divulgue des renseignements personnels qu’au particulier concerné par ceux-ci, sauf :

 

[si] la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée.

 

Les facteurs et les présomptions prévus aux paragraphes 14 (2), (3) et (4) aident à déterminer si la divulgation constitue ou non une atteinte injustifiée à la vie privée en vertu de l’alinéa 14 (1) f).

 

Si l’un ou l’autre des alinéas 14 (4) a) à c) s’applique, la divulgation ne représente pas une atteinte injustifiée à la vie privée, et les renseignements ne font pas l’objet d’une exception en vertu de l’article 14. Or, aucune de ces dispositions ne s’applique en l’espèce.

 

Si l’un des alinéas 14 (3) a) à h) s’applique, la divulgation des renseignements est réputée être une atteinte injustifiée à la vie privée en vertu de l’article 14. Lorsque la présomption d’atteinte injustifiée à la vie privée est établie en vertu du paragraphe 14 (3), elle peut être réfutée uniquement si le paragraphe 14 (4) ou la nécessité manifeste de divulguer les documents dans l’intérêt public prévue à l’article 16 s’applique [John Doe v. Ontario (Information and Privacy Commissioner) (1993), 13 O.R. (3d) 767]. Cependant, aucune des présomptions du paragraphe 14 (3) ne s’applique en l’espèce.

 

Si aucune des présomptions du paragraphe 14 (3) ne s’applique, le paragraphe 14 (2) énumère différents facteurs qui peuvent permettre de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée.

 

Le paragraphe 14 (2) est libellé comme suit :

 

Aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée, la personne responsable tient compte des circonstances pertinentes et examine notamment si :

 

a)         la divulgation est souhaitable parce qu’elle permet au public de surveiller de près les activités de l’institution;

 

b)         l’accès aux renseignements personnels peut promouvoir une amélioration de la santé et de la sécurité publiques;

 

c)         l’accès aux renseignements personnels rendra l’achat de biens et de services susceptible d’un choix plus judicieux;

 

d)         les renseignements personnels ont une incidence sur la juste détermination des droits qui concernent l’auteur de la demande;

 

e)         le particulier visé par les renseignements personnels risque d’être injustement lésé dans ses intérêts pécuniaires ou autres;

 

f)         les renseignements personnels sont d’une nature très délicate;

 

g)         l’exactitude et la fiabilité des renseignements personnels sont douteuses;

 

h)         le particulier visé par les renseignements personnels les a communiqués à l’institution à titre confidentiel;

 

i)          la divulgation est susceptible de porter injustement atteinte à la réputation d’une personne dont il est fait mention dans le document.

 

Les facteurs énoncés aux alinéas a), b), c) et d) du paragraphe 14 (2) favorisent généralement la divulgation, alors que ceux qui figurent aux alinéas e), f), g), h) et i) favorisent la protection de la vie privée (ordonnance PO-2265).

 

Dans des ordonnances antérieures, le CIPVP a jugé que l’adresse et le numéro de téléphone domiciliaires d’un particulier peuvent, selon les circonstances, être considérés comme des renseignements personnels « très délicats » au sens de l’alinéa 14 (2) f) [ordonnances PO-2750, PO-2026 et M-1146]. Les observations du Conseil sur le paragraphe 14 (2) ne portent pas directement sur la question de savoir si le facteur de l’alinéa f) s’applique aux coordonnées de la fille de l’appelant et de son partenaire. Il m’est donc difficile de me prononcer sur l’application de ce facteur. Cependant, je remarque que l’appelant ne m’a pas fourni de preuve pour soutenir que l’un ou l’autre des facteurs favorables à la divulgation du paragraphe 14 (2) s’applique.

 

Je ne dispose donc d’aucune indication concernant l’application des facteurs du paragraphe 14 (2) qui me permettrait de conclure que la divulgation des coordonnées de la fille de l’appelante et de son partenaire ne représenterait pas une atteinte injustifiée à la vie privée en vertu de l’exception de l’alinéa 14 (1) f). Je juge qu’en l’espèce, ces renseignements sont assujettis à l’exception prévue au paragraphe 14 (1) de la Loi.

 

RECHERCHE DES DOCUMENTS QUI RÉPONDENT À LA DEMANDE

 

Lorsque l’auteur d’une demande soutient qu’il existe d’autres documents que ceux que l’institution a identifiés, il faut alors décider si l’institution a fait des recherches raisonnables pour localiser les documents conformément à l’article 17 [ordonnances P-85, P-221, PO-1954-I]. Si je suis convaincu que les recherches faites ont été raisonnables dans les circonstances, je confirmerai la décision de l’institution. Dans le cas contraire, je pourrai ordonner que des recherches supplémentaires soient effectuées.

 

La Loi n’exige pas que l’institution prouve sans l’ombre d’un doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit présenter des preuves suffisantes démontrant qu’elle a fait un effort raisonnable pour identifier et localiser les documents qui répondent à la demande [ordonnance P-624]. Une recherche est raisonnable si un employé expérimenté déploie des efforts raisonnables pour trouver des documents qui se rapportent à la demande [ordonnance M‑909].

 

Bien que l’auteur d’une demande puisse rarement indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir une base raisonnable permettant de conclure que ces documents existent.

 

Le Conseil a fourni un affidavit de son surintendant de l’éducation décrivant les mesures prises pour localiser des documents pertinents en réponse à la demande de l’appelant. Cet affidavit mentionne notamment ce qui suit :

 

22.       Afin de répondre à la Demande, j’ai consulté les personnes susceptibles d’avoir en leur possession, contrôle ou leur garde tout document pertinent – notamment les notes manuscrites, courriels, rapports, lettres et documents électroniques -- se rapportant à [l’appelant], à son interdiction d’avoir accès à [une école nommée] on se rapportant des indications qu’il aurait insulté le personnel de l’école (les « Documents pertinents »).

 

23.       Dans cette optique, en janvier 2008, j’ai communiqué avec la direction [des] deux écoles avec lesquelles [l’appelant] avait communiqué jusqu’à présent, afin d’exiger qu’ils prennent toutes les mesures nécessaires, y compris consulter leurs employés respectifs, pour identifier les Documents pertinents an sein des écoles dont ils étaient responsables et de m’en faire parvenir une copie.

 

24.       De surcroît, j’ai téléphoné a l’ancienne direction de [l’école nommée], laquelle est désormais retraitée, afin de m’assurer qu’elle collabore avec la direction de [l’école nommé] pour identifier tous Documents pertinents.

 

25.       J’ai également communiqué avec les conseillers scolaires du Conseil, en leur fournissant les mêmes instructions, à savoir l’identification des Documents pertinents, afin qu’ils me soient acheminés.

 

26.       J’ai communiqué avec l’une des personnes responsables du service des ressources humaines du Conseil afin qu’il fasse le même exercice an sein de ce département de manière à identifier les Documents pertinents et de m’en remettre une copie.

 

27.       Parallèlement, j’ai communiqué avec les employés au siège social du Conseil, où je travaille également, susceptibles d’avoir des Documents pertinents afin qu’ils m’en remettent une copie.

 

28.       J’ai aussi effectué des suivis – par téléphone, en personne ou par courriel –

avec les personnes sues-mentionnées afin de m’assurer que tous les Documents pertinents soient repérés au sein de leurs établissements respectifs et qu’ils me soient transmis. Dans tous les cas, j’ai exigé que soient localises tous les documents se rapportant à [l’appelant], de sorte que les recherches entreprises aient la portée la plus large possible de manière a satisfaire à la Demande.

 

29.       À la lumière de ce qui précède, je suis d’avis que le Conseil a fait des recherches raisonnables pour s’assurer que tous les documents visés par la Demande, de près ou de loin, ont été localisés.

 

30.       Je n’ai aucune raison de croire que quelque document que ce soit visé par la Demande n’ait été détruit par quiconque.

 

Dans ses observations, l’appelant n’aborde pas précisément la question de savoir si le Conseil a fait une recherche raisonnable pour trouver des documents qui répondent à la demande.

 

À mon avis, les observations du Conseil montrent clairement que des employés chevronnés ont pris des mesures raisonnables pour trouver des documents visés de près ou de loin par la demande de l’appelant. Ce dernier ne m’a fourni aucune preuve montrant qu’il existerait d’autres documents pertinents. Je conclus donc que le Conseil a fait des recherches suffisantes pour trouver des documents qui avaient rapport à la demande, conformément à l’article 17 de la Loi.

 

ORDONNANCE

 

Je confirme la décision du Conseil et je rejette l’appel.

 

 

 

 

 

Original signed by:_______________________                        Le 1 octobre 2009              

Colin Bhattacharjee

Arbitre

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