ORDONNANCE MO-2411

 

Appel MA07-149

 

Conseil des écoles catholiques de

langue française du Centre-Est

NATURE DE L’APPEL

 

Le Conseil des écoles catholiques de langue française du Centre-Est (le « Conseil ») a reçu une demande d’accès aux renseignements suivants en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la « Loi ») :

 

Je veux recevoir le dossier négatif [au complet] de mon fils : Le directeur de l’école Montfort l’a avoué devant témoin : une représentante de l’association des autistiques.

 

Le Conseil a indiqué dans sa lettre de décision que :

 

Nous avons communiqué avec le directeur de l’École Montfort par rapport à votre demande.  Nos recherches nous amènent à conclure que nous ne pouvons donner suite à votre requête étant donné qu’il n’existe aucun dossier du genre.  Par ailleurs, nous avons compris que vous avez déjà obtenu copie des documents contenus dans le dossier scolaire de votre fils, dossier que vous avez consulté dans son entier lors de la rencontre susmentionnée.  Une seconde copie de ce dossier vous a également été acheminée par le bureau de la surintendance à une date ultérieure.

 

L’auteure de la demande (maintenant l’appelante) a interjeté appel de la décision du Conseil.

 

Au cours de la médiation, l’appelante a précisé qu’elle croit qu’un « dossier négatif » de son fils existe et devrait être divulgué.  Le Conseil maintient qu’il n’existe aucun dossier du genre.  Par conséquence, la question du caractère raisonnable des recherches n’a pu être résolue au cours de la médiation et demeure en litige.

 

Le présent appel n’a pas été réglé par la médiation et a été renvoyé à l’arbitrage. Pour commencer, j’ai demandé au Conseil de fournir des observations. Le Conseil m’a présenté des observations.

 

J’ai ensuite envoyé le même avis d’enquête à l’appelante avec un double des observations du Conseil. Je me suis gardé de divulguer les parties des observations du Conseil qui sont assujetties aux critères de confidentialité du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (le « CIPVP ») concernant l’échange d’observations. À son tour, l’appelante a fourni des observations.

 

ANALYSE

 

RECHERCHE DES DOCUMENTS QUI RÉPONDENT À LA DEMANDE

 

Principes généraux

 

Lorsque l’auteur d’une demande soutient qu’il existe d’autres documents que ceux que l’institution a identifiés, il faut alors décider si l’institution a fait une démarche normale pour localiser les documents conformément à l’article 17 [ordonnances P-85, P-221, PO-1954-I]. Si je suis convaincu que les recherches faites ont été normales dans les circonstances, je confirmerai la décision de l’institution. Dans le cas contraire, je pourrai ordonner que des recherches supplémentaires soient effectuées.

 

La Loi n’exige pas que l’institution prouve sans l’ombre d’un doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit présenter des preuves suffisantes démontrant qu’elle a fait un effort raisonnable pour identifier et localiser les documents qui répondent à la demande [ordonnance P-624]. Une recherche est raisonnable si un employé expérimenté déploie des efforts raisonnables pour trouver des documents qui se rapportent à la demande [ordonnance M‑909].

 

Bien que l’auteur d’une demande soit rarement en position d’indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir une base raisonnable permettant de conclure que ces documents existent.

 

Analyse et constatations

 

Pour les motifs énoncés ci-après, je conclus que le Conseil a fait des recherches suffisantes pour trouver les documents qui répondaient à la demande, conformément à l’article 17 de la Loi.

 

Dans ses observations, le Conseil soutient qu’il n’existe pas de « dossier négatif » à l’égard du fils de l’appelante. Pour étayer cette affirmation, il renvoie à l’affidavit fourni par le directeur de l’école de son fils qu’il a joint à ses observations :

 

Dans un affidavit déposé le 26 novembre 2007, [le directeur de l’école] déclare qu’il n’a jamais eu en sa possession un « dossier négatif » à l’égard [du fils de l’appelante] ... Les appelants ont eu l’opportunité de consulter le dossier scolaire de leur enfant et en ont reçu une copie complète ...

 

[Le directeur de l’école] affirme qu’il est possible qu’il ait fait référence à un « dossier négatif » en sa possession au cours de sa rencontre avec les appelants, mais celui-ci ne concernait pas [le fils de l’appelante].

 

....

 

Compte rendu de la nature du dossier recherché, les circonstances dans lesquelles les appelants affirment avoir pris connaissance dudit « dossier négatif » et de la source de cette information, le Conseil a entrepris toutes les démarches raisonnables en son pouvoir pour vérifier l’existence du dossier en question, notamment en vérifiant les affirmations des appelants avec le directeur de l’école.  À la lumière la déclaration assermentée [du directeur de l’école], nous soumettons qu’il n’existe tout simplement pas de « dossier négatif » [du fils de l’appelante] ...

 

Nous soutenons respectueusement que les appelants ont pu mal interpréter la référence [du directeur de l’école] concernant un « dossier négatif ».

Dans son affidavit, dont certaines parties sont confidentielles et d’autres non confidentielles, le directeur d’école rend compte de la réunion qu’il a tenue avec l’appelante, son conjoint et une autre personne. Je ne révélerai pas le contenu des parties confidentielles de cet affidavit, si ce n’est que le directeur soutient que toute mention d’un « dossier négatif » concernait non pas le fils de l’appelante, mais une autre personne, qu’il identifie en termes généraux.

 

Dans ses observations, l’appelante affirme que le directeur d’école a mentionné un dossier concernant précisément son fils et non une autre personne : « Monsieur le directeur, en présence de mon mari ..., [la témoin], et moi-même, parlait du dossier de notre fils... ».

 

Elle soutient également qu’elle a fourni au CIPVP les coordonnées du témoin qui l’a accompagnée, elle et son conjoint, à la réunion avec le directeur d’école, et me demande de communiquer avec cette personne pour confirmer son affirmation selon laquelle le directeur d’école a parlé du « dossier négatif » de son fils pendant cette réunion.

 

J’ai étudié attentivement les observations des parties. Je suis convaincu, d’après celles du Conseil, que ce dernier a mené des recherches raisonnables en vue de localiser le « dossier négatif » concernant le fils de l’appelante que celle-ci voulait obtenir, et que selon toute vraisemblance, ce dossier n’existe pas. À mon avis, les parties confidentielles de l’affidavit du directeur d’école expliquent de façon crédible pourquoi il aurait pu y avoir méprise lors de sa réunion avec l’appelant, son conjoint et la personne qui les accompagnait en ce qui concerne l’existence d’un tel dossier. Ainsi, j’accepte son explication selon laquelle toute mention d’un « dossier négatif » qu’il aurait pu faire concernait non pas le fils de l’appelante mais plutôt une autre personne.

 

Comme nous l’avons indiqué plus haut, l’auteur de la demande est rarement en mesure d’indiquer précisément les documents que l’institution n’a pas identifiés, mais il doit quand même se fonder sur des motifs raisonnables pour conclure que ces documents existent. Or, l’appelante ne l’a pas fait; elle a simplement soutenu que le directeur d’école avait parlé d’un « dossier négatif » concernant son fils.

 

À mon avis, il n’est pas nécessaire de communiquer avec la personne qui a accompagné l’appelante et son conjoint à la réunion tenue à l’école, car j’accepte l’affirmation de l’appelante selon laquelle le directeur d’école a parlé d’un quelconque « dossier négatif » pendant cette réunion. Cependant, même si le directeur avait alors dit que ce dossier concernait son fils, je crois qu’il s’agit là d’une erreur involontaire de sa part. Selon toute vraisemblance, c’est en raison d’un problème de communication entre les parties que l’appelante croit qu’il existe un tel dossier.

 

Pour conclure, je considère que le Conseil m’a fourni des indications suffisantes démontrant qu’il a fait une démarche normale pour identifier et localiser le document demandé par l’appelante. Ainsi, le Conseil a consulté la personne (le directeur d’école) la plus apte à déterminer si ce document existait ou non, et cette personne a expliqué de façon crédible les raisons pour lesquelles il n’existe probablement pas. Je juge donc que le Conseil a fait une démarche normale pour localiser ces documents comme l’exige l’article 17 de la Loi.

 

ORDONNANCE :

 

Je confirme la décision du Conseil et rejette l’appel.

 

 

 

 

 

Original signed by :                                                                       Le 27 avril 2009                                 

Colin Bhattacharjee