ORDONNANCE PO-1945

 

Appel PA-000185-1

 

Collège des Grands Lacs

NATURE DE L’APPEL

 

La présente porte sur un appel d’une décision du Collège des Grands Lacs (le « Collège ») prise en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la « Loi »). L’auteur de la demande, désormais l’appelant, avait demandé accès aux documents suivants :

 

1.         une copie des rapports financiers réalisés par la firme KPMG de Sudbury pour les années 1995-1996, 1996-1997 et 1999-2000 avec leur rapport distinct;

 

2.         les rapports distincts de KPMG pour 1997-1998 et 1998-1999;

 

3.         une copie des trois rapports-constats rédigés par deux membres du comité consultatif déposés au conseil d’administration du Collège en avril 1999;

 

4.         une copie des contrats de sous-traitance accordés à des particuliers et à des firmes d’experts-conseils de 1995 à aujourd’hui;

 

5.         une copie des soumissions présentées pour l’obtention de ces contrats de sous-traitance;

6.         une copie des appels d’offres pour les contrats de sous-traitance à des particuliers et à des firmes d’experts-conseils de 1995 à aujourd’hui;

 

7.         une copie de toutes les factures pour services juridiques du Collège de 1995 à aujourd’hui;

 

8.         les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration du Collège de 1995 à aujourd’hui;

 

9.         les budgets annuels du Collège de 1995 à aujourd’hui.

 

Le Collège a accordé l’accès aux documents 1, 2, 6, 8 et 9 et a estimé à 1 772,20 $ le coût de divulgation de ces documents. Il a demandé à l’appelant de verser un dépôt de 50 % pour recevoir les documents. Cependant, comme l’appelant n’a rien payé, il n’a eu accès à aucun document. Le Collège a refusé d’accorder une suppression des frais à l’appelant.

Le Collège a refusé de divulguer le document 3 en invoquant le paragraphe 13 (1) de la Loi (conseils émanant d’un fonctionnaire ou d’un expert-conseil), les documents 4 et 5 en invoquant l’article 17 (renseignements de tiers) et le document 7 en invoquant le secret professionnel de l’avocat mentionné à l’article 19.

 

L’appelant a fait appel de la décision du Collège touchant l’accès, l’estimation des frais et le refus d’accorder une suppression des frais.

 

Un avis d’enquête portant sur les questions de l’accès et de l’estimation des frais a été envoyé au Collège. Avant que ce dernier n’envoie ses observations, un nouvel avis d’enquête, qui portait uniquement sur l’estimation et la suppression des frais, lui a été envoyé. Cet avis n’abordait pas la question de l’accès du fait que le Collège avait rendu une décision provisoire, et non définitive, et qu’il était donc trop tôt pour demander des observations à ce sujet. Le Collège a présenté des observations qui ont été envoyées à l’appelant avec le nouvel avis d’enquête. L’appelant a également fait des observations.

 

Dans ses observations, le Collège a modifié son estimation des frais pour la faire passer à 3 574,20 $. Ce changement était entièrement attribuable à l’augmentation du nombre d’heures requises pour les recherches associées au document 6, l’appel d’offres. Pour ce document, le montant est passé de 1 500 $ à 3 300 $.

 

ANALYSE

 

ÉTABLISSEMENT D’UNE ESTIMATION DES FRAIS CONFORMÉMENT À L’ORDONNANCE 81

 

L’ordonnance 81 et d’autres ordonnances du Bureau du commissaire énoncent la procédure que la personne responsable d’une institution doit suivre lorsque les documents demandés sont trop coûteux à produire aux fins d’un examen préliminaire en raison de leur taille, de leur nombre ou de leur emplacement.

 

Dans cet appel, la personne responsable a fourni une estimation des frais et une décision provisoire quant à l’accès. Cette décision préliminaire vise à préciser si l’accès doit être accordé une fois les frais payés afin de donner à l’auteur de la demande des renseignements suffisants pour prendre une décision éclairée quant au paiement des frais.

 

ESTIMATION DES FRAIS

 

L’estimation des frais fournie par le Collège est ventilée comme suit :

 

Document	Nombre de pages	Frais de photocopie (0,20 $ la page)	Frais de recherche (30 $ l’heure)	Total

19 p. x  3  =    57

11,40 $

0

11,40 $

2: Rapports financiers distincts (7)	4 p. x  7  =    28	5,60 $	0	5,60 $
	10 p. x 50 =  500	100,00 $	110 boîtes = 3 3 300,00 $	3 400,00 $
8: Procès-verbaux (67)	8 p. x 67 =  536	107,20 $	0	107,20 $
9: Budgets annuels (5)	50 p. x 5   =  250	50,00 $	0	50,00 $
TOTAUX	1 371	274,20 $	3 300,00 $	3 574,20 $

 

L’imposition de frais est autorisée par le paragraphe 57 (1) de la Loi :

 

La personne responsable exige que la personne qui présente une demande d’accès à un document verse les droits aux montants prescrits par les règlements et concernant,

 

a)         les frais pour chaque heure de recherche manuelle requise afin de retrouver un document;

 

b)         les frais de préparation du document en vue de sa divulgation;

 

c)         les frais d’ordinateur et autres frais engagés pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication d’un document;

 

d)         les frais d’expédition;

 

e)         les autres frais engagés pour répondre à une demande d’accès à un document.

 

L’article 6 du Règlement 460 prévoit ce qui suit :

 

Les droits suivants sont imputés pour l’application du paragraphe 57 (1) de la Loi pour l’accès à un document:

 

1.         Pour les photocopies et imprimés d’ordinateur, 20 cents la page.

 

2.         Pour les disquettes, 10 $ chacune.

 

3.         Pour effectuer une recherche manuelle d’un document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

 

4.         Pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

 

5.         Pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine, 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

 

6.         Les frais, y compris les frais d’ordinateur, que l’institution engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication du document si ces frais sont précisés dans une facture que reçoit l’institution.

 

Le Collège a exigé des frais de recherche uniquement pour le document 6. Ces frais représentent la quasi-totalité de l’estimation (3 300,00 $).

 

Dans ses observations, le Collège a dit avoir cinq campus : Windsor, Welland, Penetanguishene, Hamilton et Toronto. Chacun lance ses propres appels d’offres, si bien que le repérage des documents pertinents doit se faire à chaque campus. Comme il serait trop coûteux de faire une recherche dans tous les documents pour localiser les appels d’offres à des fins de consultation, le Collège a décidé de prendre un échantillon représentatif des documents. Le Collège a déclaré ce qui suit :

 

[Le chef] a inspecté au campus de Toronto les boîtes qui contiennent tous les appels d’offres publiés par ce campus depuis 1995. En tant que chef, mes tâches comprennent la négociation de sous-contrats; je comprends donc en quoi consiste un appel d’offres.

 

Comme les boîtes contiennent également d’autres types de documents, j’ai dû examiner tous les documents dans chaque boîte. Nous estimons qu’il y a environ 60 boîtes au campus de Toronto et environ 50 dans les autres campus, pour un total de 110 boîtes qui pourraient contenir des appels d’offres publiés depuis l’ouverture du Collège. J’ai parcouru un échantillon représentatif de deux boîtes, ce qui a nécessité 120 minutes. À 30 dollars l’heure en frais de recherche, cela fait un total de 3 300,00 $.

 

Pour réduire les frais, le Collège a proposé à l’appelant de consulter les documents avant leur photocopie.  L’appelant pourrait alors examiner les documents avant de devoir payer des frais. L’appelant a accepté cette proposition.

 

Je maintiens l’estimation du Collège de 274,20 $ pour photocopier 1 371 pages, car elle est établie conformément à la disposition 1 de l’article 6 du Règlement. Cependant, compte tenu de l’accord entre les parties concernant l’accès aux documents, le nombre de photocopies pourrait s’écarter de l’estimation, auquel cas le Collège devra modifier les frais en conséquence.

 

En prenant un échantillon représentatif, le Collège a établi qu’il aurait besoin d’une heure de recherche par boîte. Pour localiser la totalité des 50 documents, soit 500 pages, il lui faudrait 110 heures, soit 6,60 $ la page. 

 

Il est possible que la recherche de documents nécessite une heure par boîte pour les premières boîtes, mais il est raisonnable de s’attendre à ce qu’elle s’accélère par la suite. De boîte en boîte, la personne qui effectue la recherche se familiarisera de plus en plus avec le genre de document recherché, et deviendra donc plus efficace. En outre, notamment en raison de leur taille et de leur contenu particulier, les appels d’offres sont plus faciles à identifier que les documents quelconques signés par une personne précise.

 

Je rejette donc les frais de recherche établis pour le document 6. Un temps de recherche raisonnable serait de 30 minutes par boîte pour les 30 premières boîtes, de 20 minutes par boîte pour les 40 boîtes suivantes et de 15 minutes par boîte pour les 40 dernières boîtes. Le nombre total d’heures de recherche est donc de 38,3. À un taux horaire de 30 $, les frais sont estimés à 1 149,00 $ pour ce document.

 

Dans ses observations, l’appelant a circonscrit la portée de sa demande portant sur le document 6 afin de n’inclure que « les services financés par DRHC [Développement des ressources humaines Canada] à Toronto, Penetanguishene et Windsor ». Compte tenu de ce changement, le temps de recherche pour ce document pourrait différer de l’estimation, et le Collège devra modifier les frais en conséquence.

 

En résumé, j’autorise des frais de 1 423,20 $ (274,20 $ pour les photocopies et 1 149 $ pour les recherches), sous réserve des modifications que le Collège pourrait être tenu d’apporter.

 

SUPPRESSION DES FRAIS

 

Les dispositions relatives à la suppression des frais se trouvent au paragraphe 57 (4) de la Loi :

 

Si, de l’avis de la personne responsable, cette mesure s’avère juste et équitable, la personne responsable supprime en totalité ou en partie la somme exigée en vertu du paragraphe (1), compte tenu,

 

a)         de l’écart entre le coût réel de traitement, de collecte et de duplication du document et la somme exigée aux termes du paragraphe (1);

 

b)         du fardeau financier éventuellement imposé au destinataire du document;

 

c)         des effets, favorables ou non, de la diffusion du document sur la santé et la sécurité publiques;

 

d)         de toute autre question prescrite par les règlements.

 

L’article 8 du Règlement prévoit notamment ce qui suit :

 

En décidant si elle doit supprimer ou non la totalité ou une partie d’un paiement exigé aux termes de la Loi, la personne responsable tient compte des facteurs suivants :

 

1.         La question de savoir si l’accès au document est accordé à l’auteur de la demande.

[...]

 

En l’espèce, le Collège a décidé de divulguer les documents 1, 2, 6, 8 et 9.

 

En vertu du paragraphe 57 (5), l’appelant peut s’adresser au commissaire afin d’obtenir une révision de la décision de la personne responsable de ne pas supprimer les frais. Le commissaire peut alors confirmer ou renverser cette décision compte tenu des critères établis au paragraphe 57 (4) de la Loi (ordonnance P-474).

 

Dans nombre d’ordonnances, il a été établi qu’il incombe à l’appelant de justifier la suppression des frais (ordonnances M-429, M-598 et M-914). Je comprends également l’intention du législateur de faire payer les utilisateurs, comme en témoigne l’article 57 de la Loi.

 

L’appelant affirme qu’il a droit à la suppression des frais à cause du fardeau financier qu’ils représentent et de l’« intérêt public », mais il ne fournit aucune preuve à l’appui.

 

Dans ses observations, le Collège affirme que l’appelant est journaliste à un poste de télévision et que les frais associés à sa demande seront payés par son employeur. Comme l’appelant n’a pas fait d’observations à ce sujet, je juge donc que le paiement des frais estimés ne représente pas un fardeau financier indu pour l’appelant.

 

Le Collège a également déclaré que « la divulgation des documents n’aurait aucun effet favorable sur la santé et la sécurité publiques ». Les documents à divulguer comprennent des rapports financiers, des budgets, des appels d’offres et des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration du Collège. À mon avis, les questions soulevées dans ces documents sont probablement de nature financière, commerciale et politique, et il est peu probable qu’elles aient trait à la santé et à la sécurité publiques. Comme l’appelant n’a pas démontré en quoi la divulgation de ces documents serait dans l’« intérêt public », je suis d’avis qu’il n’a pas droit à la suppression des frais motivée par le fait que la divulgation serait favorable à la santé et à la sécurité publiques.

 

ORDONNANCE

 

1.   J’établis l’estimation des frais à 1 423,20 $, sous réserve de modifications éventuelles.

 

2.   Je confirme la décision du Collège de refuser la suppression des frais.

 

 

 

 

 

 

 

Original signed by:                                                                        12 septembre 2001                                            

Dawn Maruno