ORDONNANCE M-1086

 

Appel M-9700312

 

La Commission des services policiers de la région

Ottawa-Carleton

 

 

 

ORDONNANCE

 

NATURE DE L'APPEL:

 

La Commission des services policiers de la région Ottawa-Carleton (les services policiers) a reçu une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) concernant l'accès à un dossier policier portant sur trois vols de banque et un vol qualifié commis sur la personne d'un agent de sécurité de la Brinks. Le demandeur était impliqué dans les quatre incidents.

 

Les services policiers ont identifié 87 pages de documents répondant à la description. Les documents en jeu sont des rapports d'événement, des rapports supplémentaires d'enquête et de suivi, des déclarations de témoins, des assignations, une Information et un rapport d'assignation. Les services policiers ont refusé l'accès à tous ces documents, invoquant les exemptions suivantes en vertu de la Loi:

 

●         atteinte à la vie privée - articles 14(1)(f) et 38(b)

●         exécution de la loi - article 8(2)(a)

●         pouvoir de refuser de divulguer au particulier concerné les renseignements personnels - article 38(a)

 

Le demandeur (désormais l'appelant) a interjeté appel de la décision des services policiers.

 

Au cours de la médiation, les services policiers ont divulgué 15 pages, dont cinq étaient entières et dix incomplètes. L'appelant était persuadé que d'autres documents existaient. Les services policiers ont continué les recherches et ont trouvé un rapport d'événement additionnel de deux pages, dont ils ont refusé l'accès à l'appelant en invoquant les mêmes exemptions. L'appelant a continué à croire qu'il devait y avoir d'autres déclarations de témoins qui n'avaient pas été identifiées.

 

Un avis d'enquête a été envoyé aux services policiers et à l'appelant. Les deux parties ont fait parvenir des représentations.

 

DISCUSSION:

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Aux termes de l'article 2(1) de la Loi, les «renseignements personnels» sont, en partie, des renseignements consignés ayant trait à un particulier.

 

Ayant examiné les documents, je constate que la page 49 renferme des renseignements personnels au sujet de l'appelant uniquement, et que toutes les autres pages contiennent soit des renseignements personnels concernant l'appelant et d'autres particuliers, ou des renseignements personnels au sujet de particuliers autres que l'appelant.

 

 

En ce qui concerne les déclarations des témoins, l'appelant ne s'intéresse pas aux nom, adresse et numéro de téléphone des témoins. Par conséquent, je dois déterminer si l'oblitération de ces renseignements est suffisante pour retirer les autres parties de ces documents de la portée de la définition de «renseignements personnels».

 

Dans l'ordonnance P-230, l'ancien commissaire Tom Wright déclarait :

 

J'estime que les dispositions de la Loi relativement à la protection de la vie privée ne doivent pas être interprétées de façon restrictive. Si l'on peut raisonnablement s'attendre à ce que la personne puisse être identifiée d'après les renseignements, ces derniers répondent aux critères de la définition des renseignements personnels du paragraphe 2(1). (traduction)

 

En appliquant ce raisonnement aux déclarations des témoins, j'estime que, même si les noms, adresses et numéros de téléphone sont oblitérés, on peut raisonnablement s'attendre à ce que les témoins puissent être identifiés. Par conséquent, je décide que ces documents renferment les renseignement personnels des témoins, avec ou sans oblitérations.

 

ATTEINTE À LA VIE PRIVÉE

 

L'article 14(1) de la Loi interdit à une institution de divulguer des renseignements personnels concernant une personne autre que le demandeur, sauf dans les circonstances énumérées aux articles 14(1)(a) à (f) inclusivement. L'article 14(1)(f) autorise la divulgation si elle «ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée».

 

L'article 36(1) de la Loi donne aux particuliers l'accès à leurs propres renseignements personnels. Cependant, ce droit d'accès n'est pas absolu. Lorsqu'un document renferme des renseignements personnels au sujet du demandeur et d'autres particuliers, l'article 38(b) autorise une institution à refuser au demandeur l'accès à ces renseignements, si elle détermine que la divulgation des renseignements constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre particulier.

 

Lors de l'examen des articles 14(1)(f) et 38(b), les articles 14(2) et (3) de la Loi aident à déterminer si la divulgation des renseignements personnels constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée. L'article 14(2) énonce certains critères que l'institution doit considérer au cours de cette détermination, tandis que l'article 14(3) énumère le genre de renseignements dont la divulgation est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

 

Une présomption en vertu de l'article 14(3) peut être surmontée uniquement si les renseignements personnels sont visés par l'article 14(4), ou si l'on découvre qu'en vertu de l'article 16 de la Loi, la nécessité manifeste de divulguer le document dans l'intérêt public l'emporte sans conteste sur les fins visées par les exceptions de l'article 14.

 

Les services policiers soutiennent que la présomption visée par l'article 14(3)(b) s'applique. Cette section se lit comme suit:

 

Est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée, la divulgation de renseignements personnels:

 

qui ont été recueillis et peuvent être identifiés comme partie du dossier d'une enquête reliée à une contravention possible à la loi, sauf dans la mesure où la divulgation est nécessaire aux fins d'instituer des poursuites judiciaires ou de continuer l'enquête;

 

Les services policiers soutiennent que les renseignements personnels contenus dans les documents ont été recueillis lors d'enquêtes portant sur des allégations d'infractions commises en vertu du Code criminel du Canada . Les services policiers précisent que les renseignements personnels ont été utilisés pour mener l'enquête et poursuivre les contrevenants.

 

Ayant examiné les documents, je constate que les renseignements personnels aux pages 1-29 et 48-88 ont été clairement recueillis et sont identifiables dans le cadre d'une enquête sur une infraction possible de la loi. Par conséquent, la présumée atteinte injustifiée à la vie privée visée par l'article 14(3)(b) s'applique à ces pages.

 

Les pages 30-47 sont des assignations, des affidavits de signification, une Information, des rapports d'assignation et autres documents semblables utilisés dans le cadre d'une poursuite criminelle contre l'appelant et autres particuliers. Les pages 41, 42 et 47 ont déjà été divulguées à l'appelant et les pages 40 et 43-46 ont été divulguées avec des oblitérations.

 

Dans les ordonnances M-734 et M-841, l'agent enquêteur Donald Hale a déterminé que les documents créés à la suite d'une enquête sur une infraction possible à la loi ne peuvent appartenir au champ d'application de la présomption visée par l'article 14(3)(b). Dans l'ordonnance M-734, il a décidé que:

 

Les documents en cause sont des documents générés au terme d'une enquête, au moment où l'on dépose une accusation. L'information et les assignations ne sont pas recueillies dans le cadre de l'enquête, mais amorcent plutôt l'action en justice qui suit l'enquête.  (traduction)

 

De même, dans l'ordonnance 841, il a déterminé que les documents relatifs à la probation, Informations, soumissions et documents d'assignation sont des documents postérieurs à l'enquête qui ne sont pas visés par la présomption de l'article 14(3)(b).

 

 

 

Je suis d'accord avec l'agent d'enquête Hale, et je décide que les pages 30-47 sont des documents générés après la clôture d'une enquête criminelle et que, par conséquent, ils sortent du cadre de l'article 14(3)(b) de la Loi.

 

Aucune des parties ne fait référence aux divers facteurs énumérés dans l'article 14(2), lesquels doivent être évalués afin de déterminer si la divulgation des pages 30-39 et des parties restantes des pages 40 et 43-46 constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée. L'appelant soutient que l'objectif principal de sa demande d'accès est de corriger certaines erreurs à son sujet contenues dans les dossiers des services policiers et du tribunal. Il mentionne les renseignements qu'il considère erronés et maintient qu'à défaut de pouvoir corriger ces erreurs il sera traité incorrectement. Il estime également que les documents sont nécessaires à la poursuite d'une action civile. Ces déclarations soulèvent le genre de considération qui pourrait être pertinente aux termes de l'article 14(2)(d) (juste détermination des droits). À mon avis, l'article 14(2)(f) (nature très délicate) est également une considération pertinente en ce qui concerne les renseignements personnels des particuliers autres que l'appelant.

 

Les pages 30-37 et les parties restantes des pages 40 et 43-46 renferment des renseignements personnels au sujet de particuliers autres que l'appelant. Seules les pages 38 et 39 renferment des renseignements personnels sur l'appelant et d'autres particuliers. Selon moi, les renseignements personnels contenus dans ces pages n'aideraient pas l'appelant à corriger les renseignements le concernant qu'il considère erronés.

 

Ayant mis en balance les facteurs préconisant la protection de la vie privée et le droit de l'appelant d'avoir accès à ses propres renseignements personnels, je décide que les facteurs préconisant la protection de la vie privée ont plus de force dans le cadre du présent appel. Par conséquent, je décide que la divulgation des pages 30-39 et des parties restantes des pages 40 et 43-46 constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre particulier.

 

Les articles 14(4) et 16 de la Loi ne s'appliquent pas à cet appel.

 

Par conséquent, je décide que les documents renfermant des renseignements personnels sur des particuliers autres que l'appelant sont correctement exemptés aux termes de l'article 14(1) et que ceux qui contiennent des renseignements personnels au sujet de l'appelant et d'autres particuliers sont correctement exemptés en vertu de l'article 38(b) de la Loi.

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU DEMANDEUR

 

Comme on l'a mentionné précédemment, la page 49 renferme des renseignements personnels qui concernent uniquement l'appelant.

 

 

 

L'article 38(a) de la Loi donne à une institution le pouvoir de refuser de divulguer au particulier concerné les renseignements personnels lorsque certaines exemptions énumérées, y compris l'article 8, s'appliqueraient par ailleurs.

 

L'article 8(2)(a) de la Loi se lit comme suit:

 

La personne responsable peut refuser de divulguer un document:

 

qui constitue un rapport dressé au cours de l'exécution de la loi, de l'inspection ou de l'enquête menées par un organisme chargé d'assurer et de réglementer l'observation de la loi;

 

Pour qu'un document soit exempté en vertu de l'article 8(2)(a) de la Loi, il doit répondre à chacun des trois critères suivants :

 

1.         le document doit être un rapport; et

 

2.         le rapport doit avoir été préparé dans le cadre de l'exécution de la loi, d'inspections ou d'enquêtes; et

 

3.         le rapport doit avoir été préparé par un organisme dont le mandat est d'assurer l'exécution de la loi et de réglementer la conformité à la loi. (traduction)

 

[Voir ordonnances M-84, M-1048 et P-324.]

 

Conformément à mes constatations en vertu de l'article 14(3)(b), je suis convaincue que la page 49 a été préparée par les services policiers dans le cadre d'une enquête relative à l'exécution de la loi par un organisme dont le mandat est d'assurer la conformité, et qu'elle répond aux critères 2 et 3.

 

Pour répondre au premier critère, le document doit être un «rapport». Le terme «rapport» n'est pas défini dans la Loi. Des ordonnances antérieures ont déclaré que pour être considéré comme un rapport, un document doit être une déclaration ou un compte rendu formel des résultats de la collation et de l'examen de renseignements. Généralement parlant, les résultats ne comprendraient pas de simples informations ou enregistrements de faits (voir ordonnance M-1048).

 

À mon avis, la description la plus exacte de la page 49 consiste à dire qu'elle est un enregistrement des faits qui, tel que nous l'avons mentionné précédemment, ne constitue pas un «rapport» aux termes de l'article 8(2)(a). Par conséquent, cette demande d'exemption ne s'applique pas et la page 49 devrait être divulguée.

 

 

 

CARACTÈRE RAISONNABLE DES RECHERCHES

 

Lorsqu'un demandeur fournit suffisamment de détails au sujet des documents qu'il recherche et que l'institution déclare qu'il n'y a pas d'autres documents, il m'incombe d'assurer que cette dernière a mené des recherches raisonnables en vue d'identifier tous les documents qui répondent à la description. La Loi n'exige pas que l'institution démontre avec une certitude absolue que d'autres documents n'existent pas. Cependant, à mon avis, pour que l'institution se décharge convenablement de ses obligations statutaires, elle doit pouvoir me démontrer qu'elle a fait des efforts raisonnables pour identifier et retracer des documents qui répondent à la description.

 

Bien qu'un appelant ait rarement l'occasion de préciser quels documents n'ont pas été identifiés, il doit cependant avoir des motifs raisonnables pour conclure que de tels documents pourraient, en fait, exister.

 

L'appelant soutient qu'il devrait y avoir d'autres déclarations de témoins concernant les quatre vols auxquels il avait participé. Il indique qu'il y avait au moins dix témoins oculaires de chacun des deux vols de banque, trois d'un autre vol et au moins vingt du vol qualifié commis sur la personne de l'agent de sécurité de la Brinks.

 

Les services policiers ont indiqué qu'ils avaient d'abord interrogé leur ordinateur interne en se servant du nom de l'appelant. Il y a eu quatre occurrences, dont trois répondaient à leur avis à la demande de l'appelant. Le superviseur de la section des archives générales a cherché dans les microfilms une copie complète de tous les dossiers pertinents. Pendant la médiation, une autre recherche a été menée par leur personnel du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée et deux pages additionnelles ont été retracées. Les services policiers ont expliqué que ces deux pages n'avaient pas été retracées au cours de la recherche initiale parce que les documents faisaient l'objet d'un renvoi.

 

En me basant sur les représentations qui m'ont été présentées, je suis convaincue que les services policiers ont déployé des efforts raisonnables en vue d'identifier et de retracer tous les documents décrits dans la demande.

 

ORDONNANCE:

 

1.         Les recherches menées par les services policiers en vue de trouver des documents répondant à la description étaient raisonnables et cette partie de l'appel est rejetée.

 

2.         J'ordonne aux services policiers de divulguer la page 49 à l'appelant en lui envoyant une copie d'ici le 1 avril 1998.

 

3.         Je confirme la décision des services policiers de refuser l'accès aux documents restants.

 

4.         Afin de vérifier si l'on s'est conformé aux dispositions de la présente ordonnance, je me réserve le droit d'exiger que les services policiers me fournissent une copie du document divulgué à l'appelant en vertu de la disposition 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

L’originale signée par:                                                                          Le 17 mars 1998                    Ann Cavoukian, Ph.D.

Commissaire