ORDONNANCE P-562
Appels P-9200338, P-9200566 et P-9200567
Ministère du logement
ORDONNANCE
HISTORIQUE:
Le Ministère du logement (le Ministère) a reçu une demande déposée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (la Loi) pour obtenir accès à tout document contenant des renseignements sur les membres et les employés de la Commission de logement de la communauté urbaine de Toronto (la Commission). Le Ministère, après avoir précisé l'étendue de la demande avec le requérant l'informe qu'un accès partiel est donné à certains des documents. L'accès à d'autres documents est refusé en vertu de l'article 21 de la Loi. Entre-temps, le requérant écrit au Ministère pour préciser sa requête et y inclure l'information relative aux membres du "Comité de Révision" de la Commission.
Le requérant en appelle de la décision du Ministère. Il maintient que la liste des employés de la Commission qui lui a été transmise n'est pas complète, qu'aucun renseignement n'a été fourni relativement aux membres du "Comité de Révision" de la Commission. De plus, la liste de titres en français de tous les postes existants au sein de la Commission est manquante. L'appelant indique également qu'il désirait obtenir accès intégral à tous les documents. Le dossier P_9200338 est donc ouvert par le bureau du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée pour traiter de cet appel.
Subséquemment, le requérant dépose auprès du Ministère une nouvelle demande d'accès pour le même genre d'information que celle faisant l'objet du dossier d'appel P-9200338. De plus, il demande spécifiquement accès à tout document contenant des renseignements sur les membres et les employés du "Comité de Révision" de la Commission. Le Ministère informe le requérant qu'un accès partiel est donné à certains des documents concernant les membres de la Commission, et que l'accès à d'autres documents est refusé en vertu de l'article 21 de la Loi. De plus, le Ministère indique que le requérant a déjà obtenu accès partiel aux documents ayant fait l'objet de la demande précédente.
L'appelant en appelle de la décision du Ministère, particulièrement en ce qui concerne les documents auxquels l'accès est refusé. Il mentionne aussi qu'aucun renseignement n'a été fourni relativement aux membres du "Comité de Révision". Le numéro P_9200566 est assigné à ce dossier d'appel.
L'appelant dépose auprès du Ministère une troisième requête dans laquelle il demande accès à tout document contenant des renseignements relatifs à la nomination des membres de la Commission. Le Ministère informe le requérant qu'un accès partiel est donné à certains des documents et refuse accès aux lettres de candidature et aux curriculum vitae des membres de la Commission en vertu de l'article 21(3) de la Loi.
L'appelant en appelle de cette décision du Ministère, particulièrement en ce qui concerne les documents auxquels l'accès est refusé. Le dossier P-9200567 est alors ouvert par le bureau du Commissaire pour traiter de ce troisième appel.
Subséquemment, le Ministère fait parvenir à l'appelant des explications sur quelques points soulevés par ses lettres d'appel. Le Ministère indique que la liste des membres et des employés de la Commission qui fut transmise à l'appelant était la plus récente des listes disponibles. Il indique également qu'il n'existe aucun document énumérant les titres des postes en français. Relativement à ces deux questions le Ministère précise qu'il n'est pas tenu de créer de tels documents.
Dans cette même lettre le Ministère explique à l'appelant la composition du "Comité de Révision" aussi appelé "Internal Review Committee" de la Commission et pourquoi une liste de ses membres n'existe pas.
Les efforts de médiation visant à solutionner ces dossiers d'appels n'ont pas été concluants. Ces trois dossiers traitant des mêmes questions ou de questions similaires, un seul avis d'enquête portant sur les trois lettres de décision du Ministère fut expédié à l'appelant et au Ministère. Des représentations ont été reçues du Ministère seulement. Cette ordonnance disposera des trois dossiers d'appel.
QUESTION PRÉLIMINAIRE
Dans ses lettres d'appel concernant les dossiers P-9200338 et P-9200566, l'appelant maintient que la liste des employés de la Commission qui lui a été transmise n'était pas à jour et que la liste en français des postes existants au sein de la Commission était manquante.
Pour sa part le Ministère estime qu'il n'est, dans aucun de ces cas, obligé de créer un document afin de répondre à la demande d'accès.
À ce sujet, dans l'Ordonnance 99, l'ex-Commissaire Sidney B. Linden expliquait:
Bien qu'il soit généralement exact de dire que les institutions ne sont pas tenues de créer un document pour répondre à une demande, et que l'auteur de la demande n'a droit, en vertu de la Loi, qu'aux renseignements contenus dans un document qui existe au moment de sa demande, le commissaire se dit d'avis que la création d'un document dans certaines circonstances est non seulement conforme à l'esprit de la Loi, mais répond également à l'un des buts principaux de ladite Loi, c'est-à-dire d'accorder un droit d'accès aux renseignements sous le contrôle des institutions. [emphase ajoutée]
Je suis d'accord avec l'opinion exprimée par l'ex-Commissaire, et à la lumière de ces commentaires, j'ai étudié les lettres de décision du Ministère. En ce qui concerne la liste des employés de la Commission je suis d'avis que le Ministère a rempli ses obligations en transmettant à l'appelant la liste disponible à la date de la demande d'accès.
La Loi sur les services en français exige que les organismes gouvernementaux, dont fait partie le Ministère, assure la prestation des "services en français". "Services" est défini par:
Service ou procédure qu'un organisme gouvernemental ou une institution de la Législature fournit au public. S'entend en outre des communications faites en vue de fournir le service ou la procédure.
À mon avis et conformément à la Loi sur les services en français le Ministère a l'obligation de répondre en français aux demandes d'accès présentées en français en vertu de la Loi. C'est ce que le Ministère a fait dans le cas présent. Par contre, le Ministère n'est pas tenu de fournir la traduction d'un document. Cela obligerait une institution à créer un document alors qu'aucune circonstance ne l'exige. Par conséquent, je suis d'avis qu'il n'y a pas d'obligation statutaire pour le Ministère de répondre à cette partie des demandes d'accès de quelque autre façon.
QUESTIONS EN LITIGE:
A: Si l'information contenue dans les documents remplit les conditions pour être considérée à titre d'information personnelle, telle que définie par le paragraphe 2(1) de la Loi.
B: Si la réponse à la question A est oui, l'exception obligatoire prévue au paragraphe 21 s'applique-t-elle.
Question A: Si l'information contenue dans les documents remplit les conditions pour être considérée à titre d'information personnelle, telle que définie par le paragraphe 2(1) de la Loi.
L'article 2 de la Loi stipule:
«renseignements personnels» Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S'entend notamment:
a) des renseignements concernant la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial ou familial de celui-ci,
b) des renseignements concernant l'éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière,
c) d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre signe individuel qui lui est attribué,
d) de l'adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier,
...
L'information faisant l'objet du litige, telle que précisée par l'appelant pendant la médiation est: l'adresse et le numéro de téléphone à la maison, la date de naissance, les antécédents professionnels et le numéro d'assurance sociale (N.A.S.) des employés et membres de la Commission. Il s'agit de l'information n'ayant pas été divulguée à l'appelant dans le cadre des dossiers d'appel P-9200338 et P-9200566.
De plus les curriculum vitae des membres de la Commission font l'objet du litige dans le dossier d'appel P-9200567.
À mon avis, toute l'information faisant l'objet du litige dans les trois dossiers d'appel satisfait pleinement les critères de la définition de "renseignements personnels" tel que stipulée au paragraphe 2(1) de la Loi et concerne des individus autres que l'appelant.
Question B: Si la réponse à la question A est oui, l'exception obligatoire prévue au paragraphe 21 s'applique-t-elle.
L'article 21(1) de la Loi interdit la divulgation de renseignements personnels à tout individu autre que le particulier concerné par ceux-ci, sauf dans certaines circonstances énoncées par cet article.
À mon avis, la seule dérogation à l'exception obligatoire de l'article 21(1) qui pourrait trouver application dans les circonstances de ces appels est celle prévue par l'article 21(1)(f), qui se lit comme suit:
La personne responsable ne divulgue des renseignements personnels qu'au particulier concerné par ceux-ci, sauf:
si la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée.
L'article 21(1)(f) déroge à l'exception obligatoire selon laquelle la divulgation de renseignements personnels est interdite. Afin que je puisse justifier l'application de l'article 21(1)(f), je dois être convaincue que le divulgation de renseignements personnels ne constituerait pas une atteinte injustifiée à la vie privée.
Relativement à ces trois dossiers d'appels, les seules représentations reçues sont en faveur du rejet de l'article 21(1)(f). Ayant déjà déterminé que l'information et les documents en litige se qualifient à titre de renseignements personnels, et puisqu'aucune preuve ni argument n'ont été fournis afin de soutenir l'hypothèse que la divulgation de renseignements personnels ne constituerait pas une atteinte injustifiée à la vie privée, je suis d'avis que l'exception énoncée à l'article 21(1)(f) ne s'applique pas.
ORDONNANCE:
Je maintiens les décisions du Ministère
22 octobre 1993
Anita Fineberg
Responsable des enquêtes