ORDONNANCE MO-2583

 

Appel MA09-173

 

Cité de Clarence-Rockland

 

NATURE DE L’APPEL

 

La Cité de Clarence-Rockland (la « Cité ») a reçu une demande d’accès aux documents suivants, présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la Loi):

 

1. Procès-verbal de la réunion à huis clos du 2 février 2009 avec [un particulier identifié];

 

2. Procès-verbal de la réunion à huis clos du 5 janvier 2009 (conformément à la résolution 2009);

 

3. Procès-verbal d’une réunion spéciale daté du 26 janvier 2009 sur un sujet touchant [un journal identifié];

 

4. Rapport ADM2008-01, adopté par la résolution 2008-607 le 10 novembre 2008;

 

5. Rapport de l’« agent de communication » déposé à la réunion du 5 janvier 2009;

 

6. Rapport FIN 2009-04, adopté par la résolution 2009-49;

 

7. États financiers détaillés relatifs au projet Sportsplex de Clarence-Rockland;

 

8. États financiers détaillés relatifs au collecteur de fonds pour le projet Sportsplex de Clarence-Rockland;

 

9. En ce qui concerne un particulier nommé, deux sociétés identifiées ou la société responsable de l’exploitation d’une carrière sans l’autorisation du [ministère nommé] du côté nord de la route 17, la correspondance de la Cité permettant au propriétaire d’un « tas de pierres » de les enlever de l’endroit spécifié.

 

La Cité a envoyé sa lettre de décision. Elle a accordé à l’auteur de la demande l’accès aux documents qui répondaient aux points 4, 5 et 6 de la demande, moyennant le paiement de droits. La Cité a informé l’auteur de la demande qu’il n’y avait pas de documents qui répondaient aux points 7 et 8 de la demande. En ce qui concerne le point 9, la Cité a informé l’auteur de la demande qu’elle rendrait sa décision finale après avoir informé un tiers pour connaître sa position sur la divulgation conformément à l’article 21 de la Loi. Enfin, la Cité a invoqué l’alinéa 6 (1) b) (réunion à huis clos) pour refuser l’accès aux documents qui répondaient aux points 1 et 2 de la demande. La lettre ne disait rien au sujet du point 3 de la demande.

 

L’auteur de la demande, maintenant l’appelant, a interjeté appel de la décision de la Cité. Le formulaire d’appel indique que l’appelant contestait également les frais demandés pour accéder aux documents qui répondaient aux points 4, 5 et 6 de la demande. L’appelant a également souligné que la Cité, dans sa lettre de décision, n’avait pas répondu au point 3 de sa demande.

 

Peu après, la Cité a envoyé une autre lettre de décision dans laquelle elle indiquait avoir reçu la réponse du tiers concernant la divulgation et refusait l’accès aux renseignements demandés au point 9 de la demande.

 

À la séance de médiation, l’appelant a fait savoir que, au sujet du point 1 de la demande, il demandait accès uniquement au procès-verbal de la seconde de deux réunions tenues à huis clos le 2 février 2009.

 

Également pendant la médiation, en réponse à la Cité qui l’informait qu’outre les renseignements accessibles sur son site Web, il n’y avait aucun autre document correspondant au point 3 de la demande, l’appelant a fait savoir au médiateur que ces renseignements n’étaient plus en jeu dans l’appel. En outre, l’appelant a confirmé que les renseignements qu’il demandait aux points 4, 5, 6, 7 et 8 de sa demande n’étaient plus en cause non plus. Enfin, après que la Cité eut changé d’idée concernant le point 2 de la demande et envoyé une lettre de décision révisée divulguant le procès-verbal de la réunion à huis clos du 5 janvier 2009, l’appelant a payé un petit montant et obtenu l’accès à ce procès-verbal.

 

Enfin, pendant la médiation, l’appelant a expliqué que, pour ce qui est du point 9 de la demande, il demande uniquement accès aux documents qui autorisent le tiers nommé à enlever les pierres d’un bien-fonds particulier et qu’il n’est pas intéressé à la correspondance entre le ministère identifié et le tiers. L’appelant juge que le document en litige est du domaine public et que le public devait pouvoir surveiller les activités de la Cité. Après avoir informé le tiers concernant la demande simplifiée et reçu l’opposition du tiers à la divulgation de renseignements le concernant, la Cité a envoyé une autre lettre de décision s’appuyant sur le paragraphe 10 (1) de la Loi pour refuser l’accès aux renseignements.

 

À la suite de la médiation, le litige ne portait plus que sur l’accès au procès-verbal de la seconde de deux réunions tenues à huis clos le 2 février 2009 (point 1 de la demande) et aux documents autorisant le tiers nommé à enlever les pierres d’un bien-fonds particulier (point 9 de la demande).

 

La médiation n’ayant pas permis de régler le différend, l’appel est passé au stade de l’arbitrage, dans le cadre duquel un arbitre est nommé pour mener une enquête.

 

J’ai d’abord envoyé un avis d’enquête exposant les faits et les questions en litige de l’appel à la Cité et à un tiers invitant ceux-ci à faire des observations. Le tiers m’a informé qu’il ne s’opposait plus à la divulgation des « documents autorisant le tiers nommé à enlever les pierres d’un bien-fonds particulier (point 9 de la demande) ». La Cité a ensuite envoyé une lettre de décision supplémentaire à l’appelant l’informant que ce renseignement serait divulgué moyennant le paiement de droits. Par conséquent, ces renseignements et l’application du paragraphe 10 (1) de la Loi ne sont plus en litige dans cet appel.

 

J’ai ensuite envoyé un avis d’enquête à l’appelant avec une copie des observations complètes de la Cité, l’invitant à y répondre en présentant ses propres observations. Or, l’appelant n’a pas déposé d’observations en réponse à l’avis, même s’il a eu toute possibilité de le faire.

 

DOCUMENT

 

Demeure en litige dans le présent appel le procès-verbal de la réunion tenue à huis clos le 2 février 2009.

 

ANALYSE

 

RÉUNION TENUE EN L’ABSENCE DU PUBLIC

 

L’alinéa 6 (1) b) est libellé comme suit :

 

Une personne responsable peut refuser de divulguer un document :

 

qui révèle l’essentiel des délibérations d’un conseil, d’une commission ou d’une autre entité ou d’un comité de ceux-ci lors d’une réunion si une loi autorise la tenue de cette réunion en l’absence du public.

 

Pour que cette exception s’applique, l’institution doit démontrer :

 

1.  qu’un conseil, une commission, une autre entité ou un comité de ceux-ci a tenu une réunion;

 

2.  qu’une loi autorise la tenue de cette réunion en l’absence du public;

 

3.  que la divulgation du document révélerait l’essentiel des délibérations de cette réunion.

 

[Ordonnances M-64, M-102 et MO-1248]

 

Pour ce qui est du troisième de ces critères d’application :

 

• « délibérations » s’entend de discussions tenues en vue de prendre une décision [ordonnance M-184];

 

• « essentiel » ne se limite pas généralement au seul objet de la réunion [ordonnances M-703 et MO-1344].

 

L’alinéa 6 (1) b) ne vise pas à protéger des documents uniquement parce qu’ils portent sur des questions abordées lors d’une réunion tenue en l’absence du public. Par exemple, on a jugé qu’il ne s’appliquait pas au nom des personnes qui participent aux réunions ni à la date, à l’heure et à l’emplacement des réunions [ordonnance MO-1344].

Le paragraphe 6 (2) de la Loi prévoit des exceptions à l’alinéa 6 (1) b). Je suis convaincu qu’aucune de ces exceptions ne s’applique.

 

Pour déterminer si le document est visé par l’alinéa 6 (1) b) de la Loi, j’appliquerai les trois critères décrits plus haut.

 

Premier critère – Un conseil, une commission, une autre entité ou un comité de ceux-ci a-t-il tenu une réunion?

 

La Cité soutient :

 

Le conseil municipal a tenu une rencontre le 2 février 2009 à la salle du conseil municipal au 415 rue Lemay, Clarence Creek, Ontario. Durant cette rencontre, le conseil municipal c’est retirer à huis clos à deux (2) reprises, soit à 18h35 et 19h35.

 

En ce qui concerne la seconde réunion tenue à huis clos, qui est en cause dans le présent appel, la Cité soutient :

 

Le conseil municipal a adopté une résolution (2009-49 [dont la Cité a fourni une copie]) qui continue que ceux-ci se sont rencontrés à huis clos pour discuter d’un litige potentiel tel que prévu à l’article 239(2)  de la Loi de 2001 sur les municipalités L.O. 2001, Chapitre 25 .

 

À l’appui de ses observations, la Cité a fourni une copie du procès-verbal de cette réunion.

 

Après examen de ce procès-verbal, je juge que le conseil municipal s’est réuni le 2 février 2009. Je juge donc que la Cité a répondu au premier critère d’application de l’exception prévue à l’alinéa 6 (1) b).

 

Deuxième critère – Une loi autorise-t-elle la tenue de la réunion en l’absence du public?

 

La Cité soutient que le paragraphe 239 (2)  de la Loi de 2001 sur les municipalités  autorisait la tenue de ces réunions en l’absence du public. Les dispositions pertinentes de cette loi sont libellées comme suit :

 

239 (1) Sauf disposition contraire du présent article, les réunions sont ouvertes au public.

 

(2) Une réunion ou une partie de celle-ci peut se tenir à huis clos si l’une des questions suivantes doit y être étudiée :

 

e)  les litiges actuels ou éventuels, y compris les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur la municipalité ou le conseil local […]

La Cité soutient :

 

Le contenu des minutes du huis clos comprend une résolution du conseil municipal qui donne une directive à l’aviseur légal de la municipalité d’entreprendre des demandes pour défendre les intérêts des employés municipaux. La divulgation de ses minutes pourrait par elle-même avoir un impact négatif sur la stratégie du conseil municipal pour défendre ses employés. Au courant de l’année 2008 et début 2009, certains employés municipaux et membres du conseil municipal se faisait harceler par certains individus de la communauté.

 

À l’appui de sa position, la Cité a fourni des copies d’une résolution autorisant le conseil municipal à tenir à huis clos sa seconde réunion du 2 février 2009.

 

J’ai examiné le document en cause et la résolution prévoyant la tenue d’une seconde réunion à huis clos, et je suis convaincu que le conseil municipal a étudié des questions concernant un litige actuel ou éventuel ayant une incidence sur la municipalité, et qu’il était autorisé à tenir cette partie de sa réunion à huis clos en vertu de l’alinéa 239 (2)  e) de la Loi de 2001 sur les municipalités . Par conséquent, je juge que le deuxième des trois critères d’application de l’alinéa 6 (1) b) a été respecté.

 

Troisième critère : La divulgation du document révélerait-elle l’essentiel des délibérations de cette réunion?

 

J’ai examiné le procès-verbal de la seconde réunion tenue à huis clos le 2 février 2009, et je considère que la divulgation de la partie inférieure de ce procès-verbal révélerait l’essentiel des délibérations de cette réunion.

 

Comme nous l’avons mentionné plus haut, le CIPVP, dans des ordonnances antérieures, a établi que le troisième critère ne serait pas respecté si la divulgation se limitait à l’objet plutôt qu’à l’essentiel des délibérations, et que le terme « délibérations », dans le contexte de l’alinéa 6 (1) b), désigne des discussions tenues en vue de prendre une décision.

 

Après examen de la preuve, je suis convaincu que le conseil municipal a eu des délibérations concernant la « directive à l’aviseur légal de la municipalité d’entreprendre des demandes pour défendre les intérêts des employés municipaux » en vue de prendre une décision sur le règlement de cette affaire, et que la divulgation d’une partie du procès-verbal de la seconde réunion tenue à huis clos révélerait l’essentiel des délibérations de cette réunion. Cependant, je ne tire pas la même conclusion concernant le reste du document, que j’ai surligné sur une copie du document que je remets à la Cité avec la présente ordonnance. À mon avis, la divulgation de la date de la réunion tenue à huis clos et des personnes présentes et absentes, du titre décrivant l’objet de la réunion et des procédures qui ont suivi les délibérations ne révélerait pas l’essentiel des délibérations du conseil municipal lors de cette réunion [voir à ce sujet l’exposé contenu dans l’ordonnance MO‑1344].

 

Par conséquent, je considère que le troisième critère d’application de l’alinéa 6 (1) b) est respecté uniquement pour ce qui concerne une partie du procès-verbal de la réunion tenue à huis clos. Comme les trois critères d’application ont donc été respectés, cette partie du document est visée par l’exception énoncée à l’alinéa 6 (1) b).

 

Enfin, je considère que dans tous les cas, la Cité a exercé correctement son pouvoir discrétionnaire de ne pas divulguer la partie non surlignée du document en cause.

 

ORDONNANCE

 

1. J’ordonne à la Cité de divulguer à l’appelant la partie du document que j’ai surlignée sur une copie fournie à la Cité avec la présente ordonnance, en la faisant parvenir à l’appelant d’ici le 10 janvier 2011.

 

2. Je confirme la décision de la Cité de refuser l’accès à la partie du document qui n’est pas surlignée.

 

3. Pour vérifier la conformité au point 1 de la présente ordonnance, je me réserve le droit d’ordonner à la Cité de me fournir une copie du document divulgué à l’appelant.

 

 

 

Original signed by :________________    Le 20 décembre 2010 

Steven Faughnan

Arbitre