Régie de l'énergie du Québec
Informations sur la décision
Le 4 juillet 2014, Société en commandite Gaz Métro (Gaz Métro ou le Distributeur) dépose auprès de la Régie de l’énergie (la Régie), en vertu de l’article 73 (1°) de la Loi sur la Régie de l’énergie (la Loi) et du Règlement sur les conditions et les cas requérant une autorisation de la Régie de l’énergie (le Règlement), une demande afin d’obtenir l’autorisation de réaliser le projet visant la modernisation de la solution TI pour l’approvisionnement gazier (le Projet).
Contenu de la décision
QUÉBEC RÉGIE DE L’ÉNERGIE
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D‑2014-149 |
R-3899-2014 |
22 août 2014 |
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PRÉSENT :
Bernard Houle
Régisseur
Société en commandite Gaz Métro
Demanderesse
Décision finale
Demande d’autorisation visant la modernisation de la solution TI pour l’approvisionnement gazier
1. DEMANDE
[1] Le 4 juillet 2014, Société en commandite Gaz Métro (Gaz Métro ou le Distributeur) dépose auprès de la Régie de l’énergie (la Régie), en vertu de l’article 73 (1°) de la Loi sur la Régie de l’énergie[1] (la Loi) et du Règlement sur les conditions et les cas requérant une autorisation de la Régie de l’énergie[2] (le Règlement), une demande afin d’obtenir l’autorisation de réaliser le projet visant la modernisation de la solution TI pour l’approvisionnement gazier (le Projet).
[2] Le coût total du Projet est estimé à 10,1 M$ et il s’échelonnera de septembre 2014 à la fin de 2015.
[3] Le Distributeur demande également l’autorisation de créer un compte de frais reportés hors base de tarification, portant intérêts, afin d’y inscrire les coûts liés au Projet.
[4] Dans l’avis diffusé sur son site internet le 14 juillet 2014, la Régie indique qu’elle traitera la demande sur dossier et invite les personnes intéressées à soumettre des observations écrites au plus tard le 8 août 2014, conformément aux exigences de l’article 10 du Règlement sur la procédure de la Régie de l’énergie[3]. Gaz Metro a également diffusé cet avis le 17 juillet sur son site internet.
[5] Le 1er août 2014, Gaz Métro transmet les réponses à la demande de renseignements que la Régie lui avait transmise le 21 juillet 2014.
[6] Aucune observation n’a été déposée au dossier. Le 8 août 2014, la Régie entame son délibéré.
[7] Dans la présente décision, la Régie se prononce sur la demande de Gaz Métro.
2. cadre réglementaire
[8] En vertu de l’article 73 de la Loi, Gaz Métro doit obtenir l’autorisation de la Régie, aux conditions et dans les cas fixés au Règlement pour, entre autres, acquérir des actifs destinés à la distribution de gaz naturel.
[9] L’approbation spécifique et préalable de la Régie est requise lorsque le coût global estimé d’un projet est égal ou supérieur à 1 500 000 $, conformément au Règlement.
3. analyse
3.1 MISE EN CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET
[10] La Régie a approuvé la nouvelle stratégie d’approvisionnement pour la clientèle en achats directs, soit le transfert du point d’approvisionnement vers Dawn.
[11] Gaz Métro indique qu’afin de supporter efficacement cette nouvelle stratégie, elle doit moderniser sa solution informatique d’approvisionnement gazier actuelle, nommée DIAMANT. Selon elle, cette solution ne lui permettra pas, sans effort d’adaptation important, de supporter l’évolution du marché et l’amélioration des processus d’affaires. Enfin, Gaz Métro dispose d’une expertise très limitée sur cette technologie en fin de vie.
[12] Les objectifs poursuivis par Gaz Métro pour la réalisation du Projet sont les suivants :
• Éliminer les risques liés à la désuétude technologique de la solution informatique actuelle nommée « DIAMANT ».
• Combler les besoins d’affaires liés à la transformation en cours du modèle d’approvisionnement gazier de Gaz Métro.
• Augmenter la couverture et l’efficacité de la solution TI afin de mieux répondre aux nouveaux besoins des partenaires d’affaires internes et externes.
3.2 DESCRIPTION DU PROJET ET JUSTIFICATION
[13] Développée il y a plus de 20 ans avec le logiciel Oracle Forms, la solution DIAMANT a pris sa forme actuelle vers le milieu des années 2000. Selon Gaz Métro, elle constitue un outil stratégique qui supporte l’ensemble des processus d’approvisionnement gazier, notamment :
• la gestion des contrats d’approvisionnement;
• la gestion des achats directs;
• la planification et l’optimisation des opérations d’approvisionnement;
• la gestion des nominations;
• la gestion des interruptibles;
• la gestion des écarts de mesurage, la gestion des coûts d’approvisionnements, etc.
[14] Or, le fournisseur Oracle a annoncé qu’il ne supportera plus sa technologie Oracle Forms à partir d’octobre 2017. Par conséquent, Gaz Métro doit remplacer la solution DIAMANT dans un avenir rapproché. De plus, Gaz Métro ne bénéficiera pas d’outil de migration afin de faciliter le transfert des solutions développées avec le logiciel Oracle Forms vers les nouvelles plateformes de développement basées sur le Web. De plus, si Gaz Métro décidait de maintenir la solution DIAMANT au-delà de 2017, elle devrait en réécrire complètement le code.
[15] Enfin, considérant la rareté de l’expertise sur la technologie Oracle Forms, Gaz Métro soulève un enjeu de relève lui permettant de soutenir le développement de la solution DIAMANT.
[16] Bien que le transfert du point d’approvisionnement des achats directs vers Dawn ait été reporté au-delà de novembre 2015, Gaz Métro propose que le projet de modernisation de la solution TI d’approvisionnement gazier soit réalisé et mis en service à la fin de 2015.
[17] Considérant la capacité de réalisation et d’absorption de Gaz Métro et l’impact de la nouvelle vision tarifaire sur les TI, le Distributeur juge que la direction TI et les autres directions impliquées ne pourront pas livrer simultanément deux projets majeurs de transformation organisationnelle.
[18] Dans le cadre du dossier tarifaire 2015, Gaz Métro propose de maintenir, au 1er novembre 2015, le transfert du point d’approvisionnement des clients en achats directs ayant convenu d’une entente à prix fixe. Le Distributeur trouve plus logique que les efforts de configuration requis soient réalisés à l’intérieur de la nouvelle solution TI.
[19] Gaz Métro présente les besoins d’affaires à combler en lien avec la transformation en cours du modèle d’approvisionnement gazier ainsi que ceux des partenaires d’affaires internes et externes qui visent principalement à améliorer la fluidité des processus et l’échange de données électroniques[4].
[20] Questionnée sur la conversion des données de DIAMANT vers la nouvelle solution, Gaz Métro indique qu’elle a développé une stratégie préliminaire. Parmi les stratégies envisagées, elle mentionne la saisie manuelle directe dans le nouveau système, la conversion système à système (avec transformation automatisée des données dans le format de destination) et l’importation à partir d’une liste intermédiaire déjà formatée selon les exigences du système de destination. Enfin, lors de la phase de conception, Gaz Métro précisera les règles d’affaires pour la conversion de chacun des objets de données ainsi que la stratégie de conversion retenue.
3.3 options évaluées
[21] Gaz Métro a évalué deux options de développement « maison », soit i) poursuivre l’évolution de la solution DIAMANT afin de répondre aux nouveaux besoins d’affaires, et ii) exploiter les fonctionnalités du progiciel SAP déjà implanté chez Gaz Métro et les bonifier afin de répondre à l’ensemble des besoins d’approvisionnements gaziers.
[22] Dans les deux cas, Gaz Métro juge que ces deux options de développement « maison » sont trop risquées en termes de portée (budget, durée, qualité) et dérogent significativement des principes d’architecture de Gaz Métro qui privilégie l’utilisation de solutions commerciales disponibles sur le marché.
[23] Puisqu’il existe plusieurs solutions sur le marché qui répondent en grande partie à ses besoins, le Distributeur a demandé des renseignements à six fournisseurs différents. Sur la base de critères tels la capacité à satisfaire les besoins d’affaires et les exigences techniques, le profil et l’expérience du fournisseur et les coûts, Gaz Métro a invité quatre fournisseurs à participer à son appel d’offres.
[24] Gaz Métro présente, sous pli confidentiel, l’analyse des options finalistes en comparant les coûts, les principaux avantages et inconvénients, les risques d’implantation ainsi que les coûts d’exploitation sur une période de 10 ans suivant la mise en service de la solution retenue.
3.4 COÛTS ET ASPECTS ÉCONOMIQUES DU PROJET
[25] Les coûts totaux estimés du Projet s’élèvent à 10,1 M$, dont 8,1 M$ pour l’investissement de nature capitalisable et 2,0 M$ pour les dépenses d’exploitation engagées durant les périodes de démarrage et de postimplantation. Le Projet comprend les coûts du capital humain, des logiciels et équipements ainsi que ceux liés à la contingence.
[26] Gaz Métro indique avoir réalisé une analyse rigoureuse des coûts bien que la portée exacte de la réalisation du projet ne sera confirmée qu’à la fin de l’étape de conception, prévue à la fin décembre 2014. Le Distributeur fait valoir que la contingence permet de couvrir un certain degré d’imprécision des coûts estimés.
[27] Après les périodes de démarrage et de postimplantation, Gaz Métro prévoit des dépenses d’exploitation additionnelles de 3,4 M$ pour le maintien et l’exploitation de la solution retenue, soit un montant de 6,1 M$ relié au Projet, atténué par des économies de 2,7 M$ reliées à la solution DIAMANT.
[28] L’impact tarifaire du Projet estimé par Gaz Métro se traduit par une hausse de la valeur actuelle nette des tarifs de 12,1 M$, sur la période 2014-2026. En considérant une variation de plus ou moins 10 % des coûts du Projet, l’augmentation de la valeur actuelle nette des tarifs estimée par Gaz Métro varie entre 10,9 M$ et 13,3 M$.
3.5 Calendrier projeté
[29] En septembre 2014, Gaz Métro finalisera l’entente avec le fournisseur de services d’intégration une fois obtenue l’autorisation de la Régie et lancera le Projet. La mise en service de la solution est prévue en septembre 2015. La période postimplantation s’étendra de septembre 2015 à décembre 2015.
3.6 AUTRES AUTORISATIONS REQUISES
[30] Gaz Métro indique qu’aucune autorisation spécifique n’est nécessaire en vertu d’autres lois pour la réalisation du Projet.
3.7 compte de frais reportés
[31] Le Distributeur demande également l’autorisation de créer un compte de frais reportés afin d’y inscrire les coûts reliés au Projet. Ce compte sera exclu de la base de tarification jusqu’à son inclusion au dossier tarifaire suivant l’approbation du Projet par la Régie. Dans l’intervalle, des intérêts seront capitalisés sur le solde de ce compte au taux du coût en capital autorisé par la Régie.
4. Impacts sur la qualité de prestation du service de distribution de gaz naturel
[32] Gaz Métro n’anticipe aucun impact sur la qualité de prestation des services aux clients.
[33] Le Distributeur mentionne qu’il prépare un plan de relève afin que les experts de Gaz Métro soient disponibles pour réaliser le Projet jusqu’à la phase postimplantation, tout en assurant la continuité des opérations d’approvisionnement gazier. Il établira également un plan de test afin d’assurer la qualité de la solution déployée et un plan de formation afin de développer la maîtrise des utilisateurs et, ainsi, limiter les erreurs pouvant affecter les opérations et le service à la clientèle. Enfin, il établira un plan de déploiement détaillé afin que le transfert en production soit harmonieux, limitant ainsi les risques. Ce plan prévoira une procédure de repli en cas de problème important non anticipé.
[34] Gaz Métro présente également les mesures prises afin de mitiger les risques liés au Projet. En outre, elle retient les services d’une firme externe indépendante pour l’accompagnement dans la démarche de sélection de la solution, d’optimisation des ententes contractuelles et de préparation du projet afin d’assurer la qualité de gestion et de livraison du Projet.
5. OPINION DE LA RÉGIE
[35] La Régie est satisfaite des explications fournies par Gaz Métro quant à la nécessité de moderniser la solution TI pour l’approvisionnement gazier. La solution retenue par Gaz Métro apparaît le meilleur choix, considérant les coûts ainsi que les avantages et inconvénients propres à chacune des options évaluées.
[36] Dans ce contexte, la Régie est d’avis qu’il y a lieu d’autoriser Gaz Métro à réaliser le Projet.
[37] La Régie demande à Gaz Métro de l’informer dans l’éventualité où elle anticipe une hausse des coûts totaux du Projet supérieure à 15 %. Elle demande également à Gaz Métro de soumettre, lors des prochains dossiers de rapport annuel, les données nécessaires au suivi du Projet.
[38] La Régie autorise Gaz Métro à créer un compte de frais reportés hors base, portant intérêt au taux du dernier coût en capital pondéré sur la base de tarification autorisé par la Régie, dans lequel seront cumulés les coûts reliés au Projet.
6. Demande de traitement confidentiel
[39] Gaz Métro demande à la Régie d’émettre une ordonnance de confidentialité à l’égard des données relatives au nom des fournisseurs ayant été approchés dans le cadre du processus d’appel d’offres pour le Projet, à la description des solutions présentées par les fournisseurs ainsi qu’aux coûts des options finalistes contenues à la pièce B-0006, déposée sous pli confidentiel.
[40] Gaz Métro demande également à la Régie d'ordonner la confidentialité des informations caviardées, dont le nom des entreprises similaires à Gaz Métro qui utilisent la solution retenue ainsi que la qualification du taux de contingence, contenues à la pièce B-0012.
[41] Au soutien de ces demandes, Gaz Métro soumet que rendre publiques ces informations nuirait à la saine gestion du processus d’appel d’offres qui doit demeurer compétitif et à la phase de négociations qui s’en suivra, notamment en permettant aux fournisseurs de s’identifier et de communiquer entre eux et en permettant au fournisseur retenu d’ajuster son offre en fonction des coûts du projet présentés dans la demande.
[42] La Régie accueille les demandes de traitement confidentiel de Gaz Métro à l’égard des informations caviardées présentées aux pièces B-0006 et B‑0012. La Régie accorde les ordonnances de confidentialité demandées jusqu’à la mise en service du Projet. Elle demande à ces fins à Gaz Métro de l’informer lorsque le Projet sera mis en service. Les pièces visées par la demande de confidentialité pourront alors être versées au dossier public.
[43] Pour ces motifs,
La Régie de l’énergie :
ACCUEILLE la demande de Gaz Métro;
AUTORISE Gaz Métro à réaliser le Projet tel que soumis;
DEMANDE à Gaz Métro d’informer la Régie si elle anticipe un dépassement des coûts du Projet supérieur à 15 %;
DEMANDE à Gaz Métro de soumettre les données nécessaires au suivi du Projet lors des prochains dossiers de rapport annuel;
AUTORISE la création d’un compte de frais reportés hors base, portant intérêt au taux du dernier coût en capital pondéré sur la base de tarification autorisé par la Régie, dans lequel seront cumulés les coûts reliés au Projet;
ACCUEILLE les demandes de traitement confidentiel de Gaz Métro à l’égard des informations caviardées présentées aux pièces B-0006 et B‑0012;
INTERDIT la divulgation, la publication ou la diffusion de l’original non caviardé des pièces B‑0006 et B-0012 et des renseignements qu’elles contiennent jusqu’à la mise en service du Projet.
Bernard Houle
Régisseur
Société en commandite Gaz Métro représentée par Me Marie Lemay Lachance.