Copyright Board Commission du droit d’auteur Canada Canada Ottawa, October 31, 1997 FILE: 1997-UO/TI-17 UNLOCATABLE COPYRIGHT OWNERS Non-exclusive licence issued to the Canadian Institute for Historical Microreproductions authorizing the reproduction of 300 works REASONS FOR THE DECISION On August 15, 1997, the Canadian Institute for Historical Microreproductions (CIHM) filed a fourth licence application with the Board as part of Phase III of the project called Canadian Monographs (1900-1920) dealing, in this instance, with 302 works. This application is to reproduce, to ensure the preservation, in print form, microfiches or CD-ROMs, monographs published between 1900 and 1920. The Board has already issued a first licence to the Institute on September 18, 1996, authorizing the reproduction of 1,048 works, a second one on February 10, 1997 for 912 works and a third one on May 13, 1997 for 516 works. The Canadian Institute for Historical Microreproductions (CIHM) is a non-profit, charitable organization established in 1978 to locate, preserve, catalogue and distribute early printed Canadiana on microfiches. Its objectives are to improve access to printed Canadiana, to make rare and scarce Canadiana more widely available, to bring together fragmented collections of Canadiana, and to ensure the preservation of Canadiana in Canada and elsewhere. Ottawa, le 31 octobre 1997 DOSSIER : 1997-UO/TI-17 TITULAIRES INTROUVABLES DE DROITS D’AUTEUR Licence non exclusive délivrée à l’Institut canadien de microreproductions historiques autorisant la reproduction de 300 œuvres MOTIFS DE LA DÉCISION L’Institut canadien de microreproductions historiques (ICMH) a déposé à la Commission, dans une lettre du 15 août 1997, sa quatrième demande de licence dans le cadre de la phase III de son projet intitulé Monographies canadiennes (1900-1920), portant cette fois-ci sur 302 titres. Cette demande vise la reproduction, à des fins de préservation, sous forme d’imprimés, de microfiches ou de CD-ROM, de monographies publiées entre 1900 et 1920. La Commission a déjà délivré à l’Institut une première licence de reproduction de 1 048 titres, le 18 septembre 1996, une deuxième portant sur 912 titres, le 10 février 1997 et une troisième portant 516 titres, le 13 mai 1997. L’Institut canadien de microreproductions historiques (ICMH) est un organisme à but non lucratif créé en 1978 pour localiser, préserver, cataloguer et distribuer sur microfiches les documents anciens se rattachant à l’histoire et à la civilisation canadiennes. Ses objectifs sont de faciliter l’accès aux documents imprimés, de rendre plus facilement disponibles les documents rares, de consolider les collections qui ont été fragmentées et d’assurer la préservation des documents se rattachant à l’histoire et à la civilisation canadiennes, qu’ils se trouvent au Canada ou ailleurs.
- 2 As was done in the first three applications, the Institute submitted to the Board all the relevant data, in hard copy and electronic form, on the works for which it is seeking a licence, as well as a summary of the attempts made to trace the copyright owners. In its application, CIHM has indicated the types of works listed in the appendices (i.e, authors, illustrators) and the collective societies to which the lists were sent. CIHM also pointed out the names that were submitted in the past with respect to other titles and for which a licence had already been issued. Moreover, CIHM listed the titles, six in total, for which additional research had been requested by the Board. These titles had been removed from previous lists. They were again submitted and the Board is satisfied with the additional research that was undertaken. With respect to the new 296 titles submitted, the Board requested additional information on some of them. In its letter of August 28, 1997, CIHM provided the requested information, once again to the Board’s satisfaction. CIHM has however requested that two titles be removed from the list submitted. They will be filed at a later date, once the applicant has completed the research requested by the Board. In a letter dated September 29, 1997, CIHM also answered questions the Board had asked on how the applicant had proceeded, up until now, to obtain copyright clearance. The response, which is quite convincing, demonstrates the seriousness and reliability of the work done by the applicant. Consequently, CIHM’s application for a licence is granted on the following terms: A) The nature of the licence The licence is non exclusive and valid only in Canada. Tout comme lors du dépôt de ses trois demandes précédentes, l’Institut a soumis à la Commission toutes les données pertinentes, sous format papier et électronique, sur les titres pour lesquels la demande de licence est formulée ainsi qu’un sommaire des recherches effectuées pour retrouver les titulaires. Dans sa demande, l’Institut a indiqué les catégories d’œuvres qui font l’objet des listes (auteurs, illustrateurs) et les sociétés de gestion auxquelles ces listes ont été envoyées. L’Institut a également pris soin d’indiquer les noms qui avaient été soumis dans le passé en ce qui concerne d’autres titres, et pour lesquels une licence avait déjà été délivrée. En outre, l’Institut a indiqué les titres, six au total, au sujet desquels la Commission avait demandé des recherches supplémentaires et qui avaient dû être retirés des listes soumises précédemment. Ils font l’objet d’un nouveau dépôt. Les recherches demandées ont été effectuées, à la satisfaction de la Commission. Pour ce qui est des 296 nouveaux titres soumis, la Commission a fait parvenir une demande de renseignements supplémentaires au sujet de certains d’entre eux. Dans sa lettre du 28 août 1997, l’Institut y a donné suite en fournissant les renseignements demandés, encore une fois à la satisfaction de la Commission. L’Institut a cependant demandé de retirer deux titres de la liste soumise. Ceux-ci feront l’objet d’un dépôt ultérieur, dès que les recherches demandées par la Commission auront été complétées. Dans une lettre du 29 septembre 1997, l’Institut a également répondu à certaines questions supplémentaires formulées par la Commission quant à la façon avec laquelle l’Institut avait procédé jusqu’ici pour obtenir la libération des droits. La réponse, fort convaincante, démontre le sérieux et la fiabilité du travail fait par l’Institut. La Commission fait donc droit à la demande de l’Institut et délivre une licence selon les modalités suivantes : A) La nature de la licence La licence est non exclusive et valide au Canada seulement.
- 3 The licence authorizes the reproduction, in print form, microfiches or CD-ROM, of the 300 works listed in the appendices to the August 15, 1997 application. The total number of copies of each work shall not exceed 75. Given the number of works involved, the list of titles is not reproduced. That list can be consulted at the Board or at the Institute. B) The expiry date of the licence The licence will expire on December 31, 1999. CIHM must ensure that all authorized reproductions are made before that date. C) The licence fee Usually, the royalties for a licence such as this one are paid to a collective society, which keeps them if it does not hear from the copyright owner within five years from the expiration of the licence. In the present case, and for the reasons already mentioned in the first licence issued, the Board considers that CIHM should be required to make payments only for those works in relation to which someone establishes a claim. The Institute undertakes however to pay 10¢ per work reproduced on microfiche or in print form, and 15¢ per work reproduced on CD-ROM (multiplied by the number of copies made in each case) to any person who establishes, before December 31, 2004, ownership of the copyright of a work covered by this licence. Le secrétaire de la Commission, Claude Majeau Secretary to the BoardLa licence autorise la reproduction, sous forme d’imprimés, de microfiches ou de CD-ROM, de chacune des 300 œuvres énumérées aux annexes de la requête du 15 août 1997. Le nombre total d’exemplaires de chaque œuvre ne peut dépasser 75. Considérant l’ampleur de la nomenclature des titres, cette dernière ne sera pas reproduite. La liste est cependant disponible pour consultation à la Commission ainsi qu’auprès de l’Institut. B) La date d’expiration de la licence La licence expire le 31 décembre 1999. L’Institut devra donc procéder à toute reproduction autorisée d’ici cette date. C) Le coût de la licence Habituellement, la Commission exige le versement des redevances à une société de gestion, qui les conserve si le titulaire du droit d’auteur ne se manifeste pas dans les cinq ans suivant l’expiration de la licence. Dans l’espèce, et pour les motifs déjà mentionnés lors de la délivrance de la première licence, la Commission estime que l’Institut devrait payer uniquement pour l’utilisation des œuvres à l’égard desquelles une réclamation est établie. L’Institut s’engage toutefois à verser 10 ¢ par œuvre reproduite sous forme d’imprimés ou de microfiches et 15 ¢ par œuvre reproduite sur CD-ROM (multipliés par le nombre de copies produites dans chacun des cas) à toute personne qui établirait, avant le 31 décembre 2004, qu’elle détient le droit d’auteur sur toute œuvre faisant l’objet de la présente licence.
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